Veja os cuidados que precisa ter ao adotar na organização a política de trabalho a distância

Laptops, smartphones e internet de banda larga oportunizaram trabalhadores de escritório a trabalharem de qualquer lugar. Apesar da oportunidade, poucas empresas possuem uma política de home office.

Era algo que as empresas começavam a debater e a se acostumar com o novo formato de trabalho. Uma pesquisa de 2016, conduzida no Brasil, retratou que apenas 52% das empresas que adotavam o teletrabalho tinham uma política formal.

No entanto, a rápida disseminação do Coronavírus reduziu, a quase zero, a curva de assimilação das empresas ao home office. De um dia para outro, trabalhadores e empresas que não estavam acostumados a esse formato de trabalho tiveram de flexibilizar suas políticas de trabalho a distância, mesmo sem ter estrutura para isso.

Apesar do tempo escasso, é possível sim adotar uma política de trabalho remoto e manter a produtividade da sua empresa. Mostraremos os cuidados e dicas para adotar essa forma de trabalho. Use este artigo para guiá-lo ao desenvolver a sua política de home office.

O que é home office?

Home office é um regime feito remotamente, preferencialmente de casa. Para regulamentá-lo dentro da organização, é preciso criar uma política específica para esse tipo de trabalho. No documento, precisam estar descritas as regras da empresa para a realização da modalidade a distância.

Na política de home office, é preciso ainda que a organização deixe claro quem são os profissionais da organização, ou terceiros, que são elegíveis para essa modalidade de trabalho e o que empresa espera de quem trabalha remotamente.

Cuidados ao adotar a política de home office

Enviar os profissionais para trabalho home office não é uma tarefa tão simples como se imagina. Há uma série de cuidados e abordagens que precisam ser feitas previamente, ou logo após a adoção do teletrabalho, para que as expectativas da organização e dos funcionários não sejam frustradas.

Em tempos de crise é complicado, mas tente sinalizar confiança e coerência no estabelecimento da política de trabalho a distância. É preciso demonstrar que sua organização confia nos colaboradores e que quer estabelecer um vínculo emocional, mesmo que a distância, com os profissionais.

Ao fim desse caos, o estabelecimento do home office pode ser visto, inclusive, como um benefício corporativo para qualidade de vida dos funcionários. Contudo, trabalhar remotamente não deixa de ter alguns percalços. Veja as dicas que selecionamos para você proteger a sua empresa na criação da política de trabalho em casa.

Estabeleça limites

Não ter de se deslocar ou ficar perdendo tempo com a escolha da melhor combinação de roupas é ótimo, mas o profissional não pode exagerar no relaxamento de algumas regras. A primeira delas é manter a rotina como se o profissional estivesse trabalhando normalmente.

Pode ser difícil estabelecer limites para os colaboradores, num primeiro momento, entre afazeres domésticos e o trabalho em si, mas essa é a chave do sucesso do trabalho home office. Para isso, explique que a primeira tarefa do trabalho remoto, é estabelecer uma estação de trabalho. Muitas vezes, os funcionários acabam trabalhando no sofá ou na cama porque simplesmente não têm um local adequado para realizar o trabalho.

Forneça suporte de TI

Enquanto trabalham em casa, os profissionais precisam ter acesso à softwares e aplicativos da organização. Para tanto, é preciso trabalhar em conjunto com a área de Tecnologia da Informação para estabelecer uma conexão direta com os colaboradores home office.

Cabe também a área de TI salvaguardar os dados de sua organização. Para tanto, eles podem investir em uma rede virtual privada (VPN) criptografada para proteger todos os usuários do sistema.

Da mesma forma, instrua os funcionários a evitar Wi-Fi público vulnerável. Em vez disso, incentive-os a usar pontos de acesso ou fornecer software de criptografia. Certifique-se também que os funcionários mantenham os dados de trabalho em notebook ou desktops da empresa, não pessoal.

Controle de ponto

Não esqueça de implantar um software de controle de ponto. Toda empresa pode decidir como organizar a jornada de trabalho dos seus funcionários, seja ela 100% remota; híbrida, quando é dividida entre presencial e à distância; ou somente quando o colaborador necessitar.

Independente do caso, o controle de ponto do teletrabalho é uma ferramenta essencial para que as contratantes consigam comprovar os benefícios dessa modalidade, assim como para ver se os colaboradores estão de fato cumprindo suas tarefas e para avaliar o desempenho de cada um.

Manutenção do contato social, mesmo que online

Essa é uma das principais preocupações do home office, ainda mais nessa situação de isolamento total que vivemos. Quando nos relacionamos, nosso corpo libera os produtos oxitocina e serotonina, que nos dá a sensação de felicidade. Muito tempo gasto sozinho pode levar a um humor deprimido.

Além disso, ficar longe do escritório também pode corroer os vínculos entre um funcionário e a própria empresa. Um escritório – especialmente um com uma experiência no local de trabalho cuidadosamente projetada – oferece a seus funcionários um senso de identidade e conexão com sua empresa e seus valores. Isso diminui quando você passa muito tempo longe dele.

Portanto, a política de home office da sua empresa deve otimizar os benefícios e, ao mesmo tempo, limitar os riscos, deste tipo de atuação.

Um desafio que o colaborador encontrará trabalhando remotamente é que ele não pode simplesmente aparecer na mesa de alguém para obter sua opinião sobre um projeto. Para tanto, crie padrões de presença e disponibilidade com investimento em plataformas de comunicação e manuais, com dicas, de como o funcionário pode se manter presentes, mesmo que à distância.

Diante da crise, muitas equipes informalmente estão realizando o happy hour virtual. Oportunidade em que eles acabam falando sobre amenidades e se distraindo, de uma forma criativa, dos problemas do Covid-19. Se puder, RH, incentive esse tipo de interação.

Quer saber mais sobre política de home office e como ajudar seus colaboradores? Leia, então, o conteúdo especial que preparamos sobre como engajar colaboradores remotos.