Confira dicas relevantes para uma boa experiência de integração de funcionários

A palavra onboarding pode ser traduzida, da língua inglesa para o português, como “embarcando”, interpretação que se relaciona perfeitamente com seu papel na área de gestão de pessoas. O chamado onboarding nada mais é que o processo de integração do funcionário ao ser admitido numa organização.

Trata-se de um convite do contratante para que o profissional embarque na cultura, valores e missão da empresa. Essa primeira impressão do colaborador visa eternizar a relação com a organização, portanto o objetivo é encantar o profissional, humanizando o contrato social com a companhia.

O processo de integração, quando bem feito, ajuda ainda a colocar o novo membro da equipe no mesmo caminho e velocidade dos outros profissionais da companhia.

A seguir, pincelamos os principais pontos sobre o assunto, como estruturas digitais de onboarding, e explicamos qual é a importância dessa integração na retenção de talentos. Confira:

O que é onboarding?

O jargão onboarding tem dois significados no mundo dos negócios, um do ponto de vista comercial e outro no universo da gestão de pessoas.

Na área comercial, o onboarding é uma implementação que guia um novo cliente no uso de um produto ou serviço de uma empresa. Trata-se da jornada de transição, orientada pela organização que vendeu o produto ou serviço, rumo aos primeiros passos da utilização do que foi adquirido. Nessa fase, são ajustadas possíveis barreiras e configurações técnicas.

No RH

Já no RH trata-se de uma série de processos de integração pelos quais os novos colaboradores passam ao ser admitidos por uma organização. O intuito é promover a socialização com os processos, procedimentos e cultura organizacional.

Essa integração, também conhecida como socialização organizacional, é um jargão difundido por especialistas em gestão de pessoas em 1970. Ela traduz o processo de aquisição de novos conhecimentos, habilidades e comportamentos para que o novo membro da equipe, de fato, integre a organização.

Qual é a importância?

A integração é um momento crucial para fazer com que os funcionários se sintam incluídos desde o primeiro dia de trabalho. Ela ainda ajuda na imagem do seu marketing de recrutamento.

O onboarding define o tom da missão do profissional numa organização e ainda estabelece as bases para o conhecimento da empresa. É por isso que construir uma experiência inclusiva de integração é tão importante para criar e manter a cultura corporativa.

É como uma cena de flerte. Se um rapaz se mostra pouco criativo, com cantadas convencionais, dificilmente ele conquistará o coração de uma garota. Contudo, se esse rapaz for sincero e conduzir um bom diálogo, as chances de ele atrair e reter novas conquistam aumentam. O mesmo tipo de encantamento acontece entre empresa e funcionário.

Tendo em mente que você nunca terá uma segunda chance para causar uma primeira boa impressão, sua empresa deve garantir que os novos contratados sejam bem-vindos, valorizados e preparados para a missão deles na companhia.

Criar uma experiência positiva de integração dos funcionários é crucial para garantir que o relacionamento com o contratado comece com o pé direito e que ele não saia procurando oportunidades para sair da sua organização.

Passo a passo do onboarding de funcionários

O período de integração dos funcionários pode ser bastante complexo e incerto. A primeira orientação é tentar pilotar esse voo sem muita turbulência. Ou seja, não estresse o colaborador logo de cara com uma série de treinamentos pouco intuitivos e maçantes.

Considere a experiência pela perspectiva do funcionário, tenha empatia por ele e faça um esforço para torná-la divertida, interessante e emocionante.

Um gol de letra nesses primeiros dias fará com que o novo membro da equipe se sinta valorizado, desejado, interessado e animado. Sensações que podem se traduzir num colaborador com alto desempenho.

Para você não chutar na trave, aqui estão 7 dicas para criar uma ótima experiência de onboarding:

1. Prepare-se para a chegada

Mostre ao seu novo contratado que ele é importante. Para tanto, verifique se o novo funcionário já possui uma estação de trabalho, um computador, gavetas ou quaisquer outras ferramentas necessárias para a realização de seu trabalho.

Informe também aos outros funcionários que haverá alguém novo ingressando na equipe e, se possível, peça que eles deem as boas-vindas para o novo colega de forma criativa. Criar um petit comitê de boas-vindas, com dizeres ao novato, é uma boa pedida.

2. Atribua um mentor

É normal que um novato não tenha certeza dos detalhes durante as primeiras semanas de trabalho. Você pode ajudá-lo a lidar com essa confusão, designando-lhe um mentor de boas-vindas.

Essa pessoa será responsável por ajudar a integrar o novo profissional na engrenagem da empresa, para que ele possa sentir de imediato a cultura e a forma como as pessoas trabalham.

3. Faça um tour pelo escritório

No programa de onboarding, assegure que esse mentor faça uma visita monitorada com o novo contratado pelas dependências da organização. Isso tornará mais fácil saber onde ficam situados locais importantes, como o banheiro, o refeitório, a máquina de café, a área de descompressão e assim por diante.

Ao circular pelo escritório, apresente o novato aos novos colegas. Há poucas chances de que ele se lembre de tudo, mas isso o ajudará a se sentir mais confortável em abordar as pessoas no dia a dia.

4. Comece com tarefas pequenas e gerenciáveis

Chegará um momento o qual o novo funcionário se tornará um veterano experiente e você poderá acumular tarefas grandes e complicadas. Mas, na primeira semana, facilite seu papel.

Tarefas menores e menos complicadas ajudam o colaborador a se estabelecer e a construir confiança. Certifique-se de fornecer muitas instruções detalhadas.

5. Personalize a orientação

Imagine que no seu primeiro encontro com uma pessoa interessante, ela peça que você preencha um questionário para saber se há mesmo uma afinidade entre vocês dois. Pois é, essa é a sensação de um funcionário que no primeiro dia de empresa perde metade de seu expediente preenchendo papelada do RH.

Não torne esse primeiro dia do novato tão dolorido. Em vez disso, priorize as relações interpessoais com os principais colegas.

Fale sobre a cultura da empresa por meio de exemplos de ações dos porta-vozes da organização. E conte sobre cases e histórias interessantes da empresa. Esse clima mais informal o ajudará a compreender melhor seu papel dentro da organização.

6. Comunique os benefícios corporativos

Toda empresa oferece uma variedade de benefícios e vantagens. Eles parecerão ainda mais valiosos se você garantir que seus novos funcionários saibam sobre eles desde o início.

Ofereça aos novos funcionários uma maneira fácil de acompanhar exatamente o que eles são elegíveis e como eles podem tirar proveito desses benefícios, como informativos na intranet.

Benefícios do onboarding

De acordo com uma pesquisa realizada por consultorias de carreira dos EUA, 93% dos empregadores concordam que uma boa experiência de integração é fundamental para influenciar a decisão de um novo contratado de permanecer na organização.

Dentre os principais benefícios de uma experiência positiva de onboarding estão:

  • Maior clareza da cultura, missão e valores organizacionais
  • Compreensão dos canais de comunicação da empresa
  • Maior engajamento
  • Compreensão dos benefícios e programas da organização
  • Retenção de talentos
  • Maior produtividade

Retenção de talentos

O turnover é um tema muito delicado e dispendioso para as organizações. Substituir uma nova contratação dentro de 90 dias é muito mais custoso do que substituir um funcionário mais experiente.

A guerra pelo talento é real e há maneiras de diferenciar e reter talentos. A chamada socialização organizacional é definitivamente vista como um dos principais mecanismos que podem ajudar a efetivar essa relação entre empregado e empregador.

Na integração, os novos funcionários estão animados por ter um novo emprego, conhecer seus colegas de trabalho e mergulhar na cultura e na missão da empresa. Se os níveis de engajamento são baixos desde o primeiro dia, as chances de melhorá-los no futuro são reduzidas.

Embora as organizações reconheçam claramente a importância do onboarding, isso não significa necessariamente que elas estão acertando.

Quase um terço (29%) dos funcionários disseram na pesquisa mencionada que não acharam positivo o onboarding de suas respectivas empresas. Pior: um em cada dez deixou uma empresa devido à experiência ruim de integração.

É por isso que cabe ao RH desenhar uma boa experiência do profissional, iniciando já no processo de seleção, passando pelo onboarding e o dia a dia do colaborador na organização.

Maior produtividade

A integração dos funcionários da maneira certa diminui o tempo de proficiência e melhora a produtividade em mais de 70%.

Um excelente processo de onboarding ajuda a nova contratação a se acostumar com a organização e facilita a construção de relacionamento entre os funcionários e também inclui definição de metas.

Como usar tecnologia no onboarding?

A integração é um processo definitivamente humanizado, mas há como otimizar essa socialização organizacional por meio de novas tecnologias. Isso facilita a comunicação entre empresa e novo colaborador.

Como o nome indica, a integração digital é quando o processo típico de onboarding está disponível online. Dependendo da tecnologia contratada, você pode disponibilizar numa plataforma, treinamentos, avisos importantes, políticas da empresa e automatizar o preenchimento de informações para questões formais do RH.

Ferramentas de onboarding digital

Em geral, o ideal é fazer um mix de um onboarding digital e uma integração face to face. A parte burocrática e mais operacional ficaria restrita ao mundo digital, ao passo que o lado humanizado do processo deve ser conduzido pessoalmente por colaboradores.

No entanto, a criatividade e o toque humano também tiveram de migrar para o mundo digital no caso de colaboradores em home office. Muitas empresas enviam kits de boas-vindas e outras integram o novo membro em happy hours digitais. A ideia é se sentir em casa, abraçado pela equipe, mesmo que distante, sem contato social.

O onboarding digital pode reduzir custos, pois requer menos tempo de treinamento presencial e  de obtenção das informações que os novos funcionários precisam.

Essa técnica ainda traz outros benefícios para a organização, como experiência mais intuitiva para o colaborador e redução de custos operacionais. Abaixo, detalhamos as principais ferramentas ao adotar a abordagem digital:

Treinamento EAD

Os treinamentos, que em geral são feitos nos primeiros dias de trabalho, podem ser realizados online no tempo do colaborador, dentro de um prazo previamente estipulado.

Além disso, o processo de integração digital pode ser perfeitamente integrado a outros softwares de gerenciamento de aprendizado, fornecendo assim uma trilha de conhecimento.

Preenchimento de papelada

Toda a papelada que o funcionário preencheria nos primeiros dias pode ser completada online, antes mesmo do colaborador começar no trabalho ou durante o período estipulado pelo RH. E, se ele esquecer, o sistema o lembrará automaticamente.

Ao afastar a burocracia, há como sua equipe dar as boas-vindas de forma mais calorosa para aumentar a empolgação do novo contratado.

Integração remota

A integração digital também é importantíssima para os funcionários remotos. É crescente o número de colaboradores que trabalham e home office de qualquer lugar do mundo.

Um estudo recente da Upwork e da Freelancers Union revelou que 36% da força de trabalho dos Estados Unidos é freelancer e quase metade da geração do milênio atua como autônoma.

O relatório prevê ainda que, em 2027, a maioria dos trabalhadores norte-americanos fará a transição para o perfil freelancer.

Integrar esse tipo de força de trabalho na cultura da empresa é tão importante quanto o onboarding do colaborador que trabalhará fisicamente no escritório. Por isso, é preciso pensar na abordagem online.

Agora que você já sabe que o onboarding bem feito é fundamental para retenção. Veja também a diferença entre soft e hard skills.