Matriz 9 box guia o RH quando se trata do desenvolvimento de colaboradores

A preocupação em fazer a boa gestão de colaboradores tornou-se diretriz em muitas empresas. Além de contratar bons candidatos, também se almeja o desenvolvimento e a retenção para que possam sempre se aprimorar e dar a melhor contribuição. Para isso, a matriz nine box surge como técnica para a gestão de profissionais.

Para aplicar treinamentos efetivos ou para saber quando é produtivo mudar o colaborador de área e lhe atribuir novas tarefas, os profissionais de RH e os gestores de cada área se valem do método para entender quando e como tomar a atitude.

De fácil usabilidade, pode ser de grande ajuda e agregar muito valor às informações trazidas pelos gestores e também às decisões estratégicas no negócio.

Para saber mais sobre a matriz 9 box, sua aplicação e seu uso efetivo, continue lendo.

Afinal, o que é nine box

Inicialmente pensada para ajudar os empresários a terem indícios mais claros de onde fazer seus investimentos no início dos anos 1970, a nine box foi aprimorada e repensada para atender outras necessidades das empresas, como a avaliação e a gestão efetiva de funcionários.

Por ser de simples execução, não tendo a necessidade de softwares ou tecnologias de ponta, é preciso ter cautela e atenção para não subutilizá-la ou aferir de maneira inadequada os resultados.

Com papel e caneta é possível começar a aplicar a matriz de maneira prática.

Como funciona a matriz de desempenho

A matriz nine box é guiada por dois eixos: um sobre o desempenho do candidato e outro sobre seu potencial. O encontro dos eixos ao gestor em qual das nove caixas (daí o nome do método, nine box) o colaborar se enquadra.

Portanto, para começar a desenhar a técnica e aplicá-la, é necessário já ter algumas avaliações prévias dos funcionários. A ideia é saber quais situações foram levadas em conta para determinar o desempenho e o potencial dos colaboradores.

Nota-se que para o bom funcionamento da nine box, é preciso estabelecer uma estratégia e ter bom conhecimento sobre os colaboradores. Do contrário, pode-se chegar a resultados ineficientes, sem embasamento e que levarão a decisões potencialmente equivocadas.

Passo a passo para aplicar a matriz nine box

Agora que você já sabe o que é e como funciona a matriz nine box, é o momento de aprender como aplicá-la. Lembre: faça uma matriz para cada colaborador.

O método traz resultados mais eficazes para avaliações individuais, uma vez que se deve considerar o desenvolvimento e o potencial de cada um.

Crie a base da matriz 9 box

O gestor deve traçar dois eixos, um vertical e outro horizontal. O vertical diz respeito ao potencial que o colaborador tem de desenvolvimento e deve ser dividido em três partes, de baixo para cima: baixo, médio e alto.

Já no trecho horizontal, o do desempenho, também deve ser dividido em três partes. Da esquerda para a direita: abaixo do esperado, esperado e acima do esperado.

Personalize a matriz para o colaborador

Com a criação e a divisão dos eixos, nove quadrantes se formam e chega o momento de atenção para os líderes: para cada um deles, uma ação a ser tomada deve ser escrita.

Vamos a alguns exemplos: se o quadrante do colaborador fica em baixo desempenho e baixo potencial, pode ser interessante pensar em treinamentos que possibilitem a otimização da execução das tarefas do cotidiano. Isso pode despertar o interesse dele em se desenvolver mais.

Caso o funcionário tenha bom desempenho e médio potencial, pode ser o momento de dar novas tarefas a ele, como um teste para aferir se sua energia está sendo direcionada de modo equivocado pelo gestor.

Assim, deve-se seguir até que todas os quadrantes tenham o plano de ação descrito, totalizando nove cenários para o colaborador que é avaliado e ações para cada um deles.

As possibilidades dos quadrantes são:

  • Insuficiente: desempenho abaixo do esperado e baixo potencial;
  • Questionável: desempenho abaixo do esperado e médio potencial;
  • Enigma: desempenho abaixo do esperado e alto potencial;
  • Eficaz: desempenho esperado e baixo potencial;
  • Mantenedor: desempenho esperado e médio potencial;
  • Forte desempenho: desempenho esperado e alto potencial;
  • Comprometido: desempenho acima do esperado e baixo potencial;
  • Forte desempenho: desempenho acima do esperado e médio potencial;
  • Alto potencial: desempenho acima do esperado e alto potencial.

Analise os resultados

A análise das caixas deve levar em consideração as ações do colaborador que o fizeram obter tal resultado e, como já se tem um plano de ação, a avaliação resultará em mudança.

Isso quer dizer que, não importa qual lugar o colaborador ocupa, o gestor terá pensado em alguma ação específica para ele, seja para adequar seu posicionamento na empresa, para alavancar seu potencial ou, em último caso, para considerar que há mais fit cultural entre colaborador e empresa.

Por esses motivos, é importante sempre ter embasamentos nos quais se apoiar para realizar a avaliação com a ferramenta nine box. Dessa forma, os resultados serão eficazes e gerarão um novo movimento por parte da empresa, cabendo ao funcionário responder a ele.

Benefícios da nine box

Por ser muito visual, com baixíssimo custo e, portanto, acessível a todas as empresas, o método traz muitos benefícios.

Ações bem direcionadas

Como as ações para cada quadrante são colocadas antes mesmo de determinar em qual deles o colaborador está, todos os cenários já contam com planos que foram bem pensados e estrategicamente escolhidos para aquele funcionário e que condizem com a estratégia de negócio.

Ainda que apenas um plano de ação seja executado, é interessante ter outras ideias em mente e já saber como agir em determinadas situações. Isso coloca os gestores à frente de possíveis problemas, fazendo com que se antecipem a eles.

Olhar individualizado

Para cada pessoa, uma matriz será feita e diferentes planos de ação devem ser pensados, uma vez que cada um possui seu histórico com a empresa e as decisões precisam ser individualmente tomadas.

Assim, cada colaborador demandará o olhar individualizado dos gestores e do time de RH, que deve auxiliar nas decisões: será melhor trocar as tarefas do funcionário ou será benéfico para os dois lados a sugestão da mudança de departamento?

Seja qual for a resposta da matriz nine box, a equipe de Relações Humanas deve sempre estar envolvida, uma vez que traz a sua expertise para a conversa, e deve fomentar a individualidade de cada colaborador.

Decisões com embasamento

Justamente por conta das ações previamente pensadas e do olhar direcionado, as decisões que decorrem das avaliações feitas por meio da nine box tendem a ser mais responsáveis e a terem menos viéses.

Isto é, gestores e RH já conversaram com o colaborador, ele já está ciente de seus pontos fortes e o que ainda tem para desenvolver, um plano de ação já lhe foi sugerido e, a partir desse ponto, ele não age no escuro: tem consciência de qual é o cenário.

Com estudo prévio e conversas que deixam todas as partes cientes das situações, as decisões que precisam ser tomadas depois de todo o processo de avaliação e gestão serão muito mais acertadas, coerentes e honestas.

Fortalecimento do employer branding

Quando a empresa pensa genuinamente na melhor maneira de avaliar a gerir as pessoas, atinge o patamar de instituição que é bem-quista pelos colaboradores.

Aplicando corretamente a matriz nine box, uma das consequências é a demonstração de apreço pelo funcionário: é necessário que os gestores pensem em saídas para situações que poderiam estar melhores sempre baseados em histórico de cada um.

Trazendo novas perspectivas aos colaboradores, ao invés de mostrá-los apenas o problema, explicita a maturidade da organização e seu bom employer branding.

O olhar direcionado também traz possibilidades direcionadas e o funcionário se sente cuidado.

O que não fazer na matriz nine box

Diante de tantos benefícios que a aplicação da matriz nine box pode trazer ao seu negócio, há alguns pontos que devem ser evitados:

Analisar sem informações dos gestores

Iniciar o desenho dos quadrantes e a avaliação do funcionários sem analisar as informações trazidas pelos gestores é um erro grave. Com isso, a tendência é que a matriz seja confeccionada com base em olhares de pessoalidade – e não o profissionalismo.

Esse é um ponto de atenção aos gestores e aos times de RH. Só dê início ao desenho da matriz e da avaliação do funcionário depois que as outras análises e ponderações estiverem consolidadas.

Somente assim se obterá resultado eficiente e preciso, sem base em achismos.

Executar sem planos de ação

Da mesma forma que não é recomendável que se comecem análises sem a consolidação de informações, tampouco é acertado aplicar a nine box antes de traçar os planos de ação de cada quadrante. Nesse cenário, a matriz é, realmente, inefetiva.

Pense no seguinte: você desenha os quadrantes e considera todo o histórico do colaborador. Então, chega à conclusão que ele tem bom desempenho, porém seu potencial ainda precisa ser trabalhado. Sem o plano de ação, não há próximo passo e você fica parado na descoberta.

Por isso, é importante seguir o passo a passo. Ele é formado por consolidação de informações, desenho da matriz, desenvolvimento de planos de ação, explicitação ao funcionário e tomada de decisão.

Tomar decisões precipitadas

Não pulando etapas, as chances de tomar decisões precipitadas e pouco acertadas com a nine box são minimizadas.

Por ser uma ferramenta de fácil acesso, é imprescindível que líderes não façam mau uso dela. Decisões equivocadas e sem embasamento podem comprometer o bom andamento dos negócios e até mesmo cometer injustiças.

Seguindo as sugestões, suas chances de sucesso são bem altas e a gestão da sua empresa certamente será otimizada.

Agora que você já sabe o que é e como aplicar a nine box, entenda como engajar colaboradores remotos.