Veja como descobrir se sua empresa deve manter ou não o home office após a pandemia

Há alguns anos, os escritórios eram vistos como essenciais para a produtividade, a cultura e a busca por talentos e, por isso, as empresas competiam intensamente por espaços nos principais centros urbanos do mundo. Contudo, a pandemia mudou completamente este cenário, levando à adoção do modelo de trabalho remoto por 46% das empresas brasileiras, segundo pesquisa de 2020 da Fundação Instituto de Administração (FIA).

Grande parte dessas organizações continuam com o home office – o qual agrada 80% das pessoas, segundo pesquisa da McKinsey, ao mesmo tempo que olham para a possibilidade de reabertura do escritório e seus desafios.

Mas é possível que a satisfação e a produtividade que algumas pessoas experimentam trabalhando em casa perseverem no ambiente in loco construído antes do início da crise? Os momentos planejados e não planejados de colaboração serão prejudicados? Haverá menos desenvolvimento de talentos? Trabalhar em casa teve sucesso apenas porque é considerado temporário, e não permanente?

Estas e outras questões estão martelando a cabeça de profissionais de Recursos Humanos e gestores. Para ajudá-los a decidir o futuro da empresa quanto ao home office após a pandemia, aprofundamos o assunto abaixo.

Formato de trabalho após a pandemia

Muitos colaboradores se adaptaram rapidamente ao novo normal. Vários deles sentiram alívio com o fim de longos deslocamentos para chegar ao trabalho, desfrutaram da flexibilidade para equilibrar a vida pessoal e profissional e decidiram que preferem trabalhar em casa em vez do escritório. Já as organizações conseguiram acessar novos pools de talentos com menos restrições de localização, adotar processos inovadores para produtividade, criar uma cultura ainda mais forte e reduzir significativamente os custos imobiliários.

Tais benefícios do home office podem parecer unânimes, mas sempre há outro lado da moeda. Cada organização é diferente, assim como as circunstâncias de cada funcionário individualmente. Enquantos muito se adaptaram e gostam do trabalho remoto; outros estão cansados dele. A produtividade dos funcionários que executam muitos tipos de trabalhos aumentou; para outros, diminuiu. Muitas formas de colaboração virtual estão funcionando bem; outras não. Algumas pessoas estão obtendo orientação e participando de conversas casuais, não planejadas e importantes com colegas; outros estão solitárias.

Escritório não será mais o mesmo

Não espere reviver o antigo ambiente de trabalho da sua empresa tão cedo, visto que, antes da erradicação do vírus, a experiência do escritório provavelmente não será como antes da pandemia.

Muitas empresas exigirão que os funcionários usem máscaras o tempo todo, redesenharão os espaços para garantir distanciamento físico e restrinjirão o movimento em áreas sujeitas à aglomeração (como elevadores e salas de reunião). Como resultado, mesmo após a reabertura, as mudanças em relação aos escritórios provavelmente continuarão acontecendo.

Hora de romper com o passado

As organizações devem usar este período para deixar para trás velhos hábitos e reinventar seu papel. Essa é a oportunidade de melhorar o employee experience, a colaboração e a produtividade, seja optando pelo escritório presencial, remoto ou híbrido.

Como decidir manter ou não o home office após a pandemia?

Organizações inovadoras irão questionar suposições antigas sobre como o trabalho deve ser feito e qual é o papel do escritório. Não existe uma solução única para todos, pelo contrário, a resposta é diferente para cada organização. Ela deve ser baseada em skills necessárias, funções mais importantes, nível de colaboração, localização do escritório, entre outros fatores.

Além de variar de organização para organização, a escolha também pode mudar de acordo com a região do escritório, por isso o exercício de escolher manter ou não o home office após a pandemia deve ser realizado em equipe.

Um artigo da McKinsey agrupou algumas dicas para tal, as quais apresentamos abaixo:

Revise seus processos

Muitas organizações se adaptaram rapidamente para o novo normal, garantindo que processos importantes fossem realizados remotamente. Apesar disso, a maioria simplesmente passou os processos para contextos remotos, o que funcionou bem para alguns, mas não para outros.

As companhias devem revisar os processos mais importantes para seu negócio, considerando também a geografia. O esforço geralmente envolve funcionários, que devem analisar suas funções, desejos e trajetórias profissionais, além das diferentes fases dos projetos. Por exemplo, algumas equipes podem preferir realizar o planejamento presencialmente, enquanto a execução remotamente.

Reflita sobre a cultura

Ainda é necessário refletir sobre os valores, as interações e as práticas que permeiam a cultura organizacional. Uma empresa que valoriza o desenvolvimento de talentos, por exemplo, deve se perguntar se os pequenos momentos de mentoria que acontecem no escritório podem continuar espontaneamente no mundo digital.

A tendência é tentar retomar as práticas culturais existentes antes da pandemia, mas vale tentar reconstrui-las no meio digital, o que certamente aprimorará a vivência da empresa, mesmo que ela decida futuramente retornar ao escritório.

Reclassifique as posições

Nos últimos anos, a guerra por talentos ficou mais acirrada, especialmente na tecnologia. Os profissionais estão menos dispostos a mudar de localização para um trabalho do que antes. Portanto, vale identificar o que pode ser feito remotamente ou não e em qual grau.

As funções podem ser reclassificadas em segmentos, considerando a possibilidade e a facilidade do trabalho remoto, da seguinte maneira:

  • Totalmente remoto (toda a carga horária deve ser realizada na casa do funcionário)
  • Remoto híbrido (a maior parte da carga horária é home office)
  • Remoto híbrido por exceção (a maior parte da carga horária é presencial)
  • Totalmente presencial

 

Redesenhe o local de trabalho

Embora os escritórios tenham mudado de algumas maneiras nos últimos anos, eles podem (e devem!) ser totalmente repensados ​​e transformados, independente de manter ou não o home office após a pandemia.

Deixe de lado a típica organização de escrivaninhas, salas de reuniões e comodidades compartilhadas para criar espaços projetados para oferecer suporte aos tipos de interações que não podem acontecer no âmbito remoto.

Por exemplo, se o objetivo principal do escritório é acomodar momentos colaborativos, não faz sentido que 80% dele seja formado por estações de trabalho que mais parecem cubículos. Neste caso, o ideal seria apostar em salas de reunião.

Cuide da segurança

Enquanto a pandemia não passar, as organizações também devem gerenciar quais funcionários irão escritório, com qual frequência e quais lugares poderão ocupar. A limpeza e o fluxo de ar também devem ter cuidados redobrada, assim como o distanciamento social.

Considere mudanças

Reduzir os custos imobiliários pode ser significativo, e apenas negociar contratos de locação nem sempre é suficiente.

Portanto, considere a possibilidade de reinventar o espaço de trabalho da sua empresa, inclusive sua localização. Organizações que buscam atrair jovens talentos e fazem reuniões presenciais com clientes podem continuar nas grandes cidades, mas aquelas que têm mais liberdade podem abandoná-las.

Em ambos os casos, deve-se considerar escritórios flexíveis em espaços de coworking, os quais diminuem gastos e esforços com instalações, manutenção, gerenciamento e ainda têm capacidade de expansão ou redução vantajosa (não é necessário construir novas salas, por exemplo, mas alugá-las).

Quer saber mais sobre o novo normal? Então veja o artigo RH e coronavírus: 5 novas regras de convivência.