Saiba porque o headcount é um importante aliado no bom andamento dos negócios

As empresas guiam suas atividades do ano, do semestre ou do bimestre com base no planejamento estratégico definido por todas as áreas da organização. Um dos indicadores-chave que deve conduzir as diretrizes é o headcount.

Essa métrica deve ser reavaliada periodicamente, uma vez que o quadro de funcionários pode sofrer alterações, bem como o escopo de atuação de cada pessoa – ou até mesmo das áreas.

Para saber o que é headcount, qual sua importância para a boa condução do negócio e como utilizá-lo, continue lendo nosso guia.

O que é headcount

Traduzindo literalmente ao português, headcount quer dizer “contagem de cabeças”. Isto é, o indicador se refere à contabilização de todos os colaboradores da empresa, independentemente de sua carga horária ou de sua posição.

O número do headcount é de extrema importância para a equipe de RH, já que, além de informar com quantos funcionários a empresa conta, permite análises mais estratégicas.

Apesar de ser um indicador bem simples de ser obtido, ele é de extrema importância para o planejamento de ações e investimentos. Por isso, deve ser medido e acompanhado de perto – afinal, esses números podem mudar de um dia para o outro, com demissões e contratações.

Importância do indicador

Quando feita de maneira estratégica, a análise do número de colaboradores é muito relevante à empresa, pois mostra quais os próximos passos a serem tomados.

Previsão de gastos

Sabendo exatamente quantos funcionários atuam na empresa e quais são os gastos com cada um é possível prever quanto será desembolsado no ano fiscal. Para isso, não esqueça de somar salário, benefícios, materiais de trabalho, impostos e outras despesas,

Com esse número claro, é possível entender quais investimentos estão ao alcance da companhia, o quanto de caixa existe e qual a previsão de lucros no fim do período em questão.

Portanto, saber quanto cada colaborador custa é essencial para o controle de gastos e para a previsão de lucros de qualquer organização.

Antecipação de riscos

Sabendo dos custos, a companhia trabalhará com uma margem, tanto para os ganhos quanto para os gastos, e poderá conduzir com assertividade as ações do planejamento estratégico.

Além de evitar riscos desnecessários, isso também permite a antecipação deles, uma vez que se prevê, em números, como a condução dos negócios deve correr.

Conhecimento do negócio

Munidos de informações, os executivos poderão tomar decisões embasadas no pleno conhecimento do negócio e como ele está diante do mercado, sabendo exatamente quanto custa cada decisão e qual o seu impacto.

Dessa forma, é possível fazer projeções que tenham chances de acerto maximizadas.

Por que o RH deve medir o headcount?

O headcount é imprescindível para um time de RH estratégico, afinal é um indicador que lida diretamente com as pessoas da empresa e seu desempenho.

Com os dados, é possível analisar as atividades de cada colaborador, a eficiência dos times, a necessidade de novas contratações ou até mesmo as demissões.

Aliando a informação do custo de um funcionário ao desenvolvimento de tarefas dele, é possível entender se elas estão adequadas, se precisam ser aumentadas ou diminuídas.

Da mesma forma que um único colaborador pode estar com suas tarefas inadequadas, o mesmo pode acontecer com uma equipe inteira. O mesmo vale para o excesso ou a escassez de integrantes de um time.

Quando a equipe de RH sabe o headcount, é possível fazer remanejamentos de forma segura e sem impactos financeiros inesperados. Para isso, é necessário saber quanto cada membro da equipe custa e qual o custo médio da equipe como um todo.

Somente com um sólido embasamento, as conclusões poderão ser tiradas e as mudanças para a readequação feitas.

Como calcular headcount

O headcount se limita ao levantamento do número de trabalhadores atuantes na empresa, sem fazer discriminação entre níveis, salários ou horas de atuação.

Depois de fazê-lo, de preferência pelos registros e documentos do RH, veja quais segmentações são interessantes para a empresa, como dividir os funcionários em grupos departamentais ou de acordo com o custos.

Fazer o cálculo do seu quadro de funcionários não é tarefa muito complicada. Porém, simplesmente levantar a quantidade de trabalhadores atuantes sem um plano traçado pode ser ineficiente.

Como prever orçamento com ele?

A relação entre headcount e orçamento é direta e óbvia, já que o custo de cada colaborador para a empresa impacta os gastos mensais.

Portanto, também faz parte da estratégia da companhia a previsão de investimentos em salários, benefícios, além de gastos essenciais, como água, café, luz e outros provisionamentos. Tudo isso deve ser contabilizado e estar na ponta do lápis.

Além disso, a empresa deve prever custo de outras ações, como café da manhã comemorativo, palestras e workshops, happy hours, festa de encerramento do ano e lembranças personalizadas.

Assim, se todos esses custos forem previamente analisados desde o início de um ciclo, o orçamento poderá ser previsto com pouca margem de erro.

Passo a passo do plano de headcount

Para criar e colocar em ação o plano de headcount, é necessário que se tenha um plano de orçamento – e vice-versa. Um plano depende do outro porque ambos envolvem dinheiro.

Portanto, para que a condução da empresa não saia dos eixos, é preciso ter todos os gastos previstos, assim como para prever gastos com funcionários, é preciso já ter feito o headcount.

Então, com os dois estudos em mãos, a empresa deve planejar aumento de salários, inclusão de benefícios, eventos e treinamentos para os colaboradores, promoções, manejamento de tarefas ou até mesmo de equipes, novas contratações e também desligamentos necessários.

Dessa maneira, o plano de headcount será baseado em dados sólidos e preverá ações certeiras, dando pouco espaço para manobras erradas ou mal planejadas.

Veja, a seguir, quais passos você deve seguir para potencializar a efetividade do headcount:

Trace desafios e objetivos

Antes de fazer a conta de quantos funcionários a empresa tem, é preciso que se saiba dos desafios que a companhia enfrenta e em qual lugar pretende chegar.

Sem ter essa visão, qualquer indicador será ineficaz, uma vez que não será aplicado de forma adequada, ou seja, visando os objetivos e sabendo dos riscos.

Para que o headcount seja eficaz, é preciso saber como, onde, quando e porque aplicá-lo. Somente com o direcionamento adequado o indicador fará sentido.

Levante outros indicadores

Lembre-se de que a quantidade de funcionários em sua empresa só poderá ser uma informação relevante quando colocada em determinado contexto ou ao lado de outros índices que auxiliem a extração de informações importantes.

Portanto, considere o custo de cada funcionário, o job description de cada um, o escopo de cada time, quanto tempo cada tarefa leva para ser finalizada, o fluxo de cada atividade, o valor de cada trabalho realizado, taxas de absenteísmo e de turnover.

Faça o headcount

Depois de ter traçado os desafios e os objetivos e de ter levantado outros indicadores, faça o headcount.

Planeje o período

Agora que você tem os números em mãos, aliados às informações importantes, comece a traçar estratégias para determinado período da empresa – bimestre, semestre ou ano, por exemplo..

É essencial seguir o passo a passo sem pular etapas. Somente assim os indicadores farão sentido e poderão, de fato, ajudar seu negócio estrategicamente.

Se feito de modo solto, sem embasamento ou perspectivas, o headcount não é funcional.

Após saber mais sobre headcount e sua importância, entenda como criar e mensurar OKRs no RH.