As empresas guiam suas atividades do ano, do semestre ou do bimestre com base no planejamento estratégico definido por todas as áreas da organização. Um dos indicadores-chave que deve conduzir as diretrizes é o headcount.
Essa métrica deve ser reavaliada periodicamente, uma vez que o quadro de funcionários pode sofrer alterações, bem como o escopo de atuação de cada pessoa – ou até mesmo das áreas.
Para saber o que é headcount, qual sua importância para a boa condução do negócio e como utilizá-lo, continue lendo nosso guia.
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O que é headcount
Traduzindo literalmente ao português, headcount quer dizer “contagem de cabeças”. Isto é, o indicador se refere à contabilização de todos os colaboradores da empresa, independentemente de sua carga horária ou de sua posição.
O número do headcount é de extrema importância para a equipe de RH, já que, além de informar com quantos funcionários a empresa conta, permite análises mais estratégicas.
Apesar de ser um indicador bem simples de ser obtido, ele é de extrema importância para o planejamento de ações e investimentos. Por isso, deve ser medido e acompanhado de perto – afinal, esses números podem mudar de um dia para o outro, com demissões e contratações.
Importância do indicador
Quando feita de maneira estratégica, a análise do número de colaboradores é muito relevante à empresa, pois mostra quais os próximos passos a serem tomados.
Previsão de gastos
Sabendo exatamente quantos funcionários atuam na empresa e quais são os gastos com cada um é possível prever quanto será desembolsado no ano fiscal. Para isso, não esqueça de somar salário, benefícios, materiais de trabalho, impostos e outras despesas,
Com esse número claro, é possível entender quais investimentos estão ao alcance da companhia, o quanto de caixa existe e qual a previsão de lucros no fim do período em questão.
Portanto, saber quanto cada colaborador custa é essencial para o controle de gastos e para a previsão de lucros de qualquer organização.
Antecipação de riscos
Sabendo dos custos, a companhia trabalhará com uma margem, tanto para os ganhos quanto para os gastos, e poderá conduzir com assertividade as ações do planejamento estratégico.
Além de evitar riscos desnecessários, isso também permite a antecipação deles, uma vez que se prevê, em números, como a condução dos negócios deve correr.
Conhecimento do negócio
Munidos de informações, os executivos poderão tomar decisões embasadas no pleno conhecimento do negócio e como ele está diante do mercado, sabendo exatamente quanto custa cada decisão e qual o seu impacto.
Dessa forma, é possível fazer projeções que tenham chances de acerto maximizadas.
Por que o RH deve medir o headcount?
O headcount é imprescindível para um time de RH estratégico, afinal é um indicador que lida diretamente com as pessoas da empresa e seu desempenho.
Com os dados, é possível analisar as atividades de cada colaborador, a eficiência dos times, a necessidade de novas contratações ou até mesmo as demissões.
Aliando a informação do custo de um funcionário ao desenvolvimento de tarefas dele, é possível entender se elas estão adequadas, se precisam ser aumentadas ou diminuídas.
Da mesma forma que um único colaborador pode estar com suas tarefas inadequadas, o mesmo pode acontecer com uma equipe inteira. O mesmo vale para o excesso ou a escassez de integrantes de um time.
Quando a equipe de RH sabe o headcount, é possível fazer remanejamentos de forma segura e sem impactos financeiros inesperados. Para isso, é necessário saber quanto cada membro da equipe custa e qual o custo médio da equipe como um todo.
Somente com um sólido embasamento, as conclusões poderão ser tiradas e as mudanças para a readequação feitas.
Como calcular headcount
O headcount se limita ao levantamento do número de trabalhadores atuantes na empresa, sem fazer discriminação entre níveis, salários ou horas de atuação.
Depois de fazê-lo, de preferência pelos registros e documentos do RH, veja quais segmentações são interessantes para a empresa, como dividir os funcionários em grupos departamentais ou de acordo com o custos.
Fazer o cálculo do seu quadro de funcionários não é tarefa muito complicada. Porém, simplesmente levantar a quantidade de trabalhadores atuantes sem um plano traçado pode ser ineficiente.
Como prever orçamento com ele?
A relação entre headcount e orçamento é direta e óbvia, já que o custo de cada colaborador para a empresa impacta os gastos mensais.
Portanto, também faz parte da estratégia da companhia a previsão de investimentos em salários, benefícios, além de gastos essenciais, como água, café, luz e outros provisionamentos. Tudo isso deve ser contabilizado e estar na ponta do lápis.
Além disso, a empresa deve prever custo de outras ações, como café da manhã comemorativo, palestras e workshops, happy hours, festa de encerramento do ano e lembranças personalizadas.
Assim, se todos esses custos forem previamente analisados desde o início de um ciclo, o orçamento poderá ser previsto com pouca margem de erro.
Passo a passo do plano de headcount
Para criar e colocar em ação o plano de headcount, é necessário que se tenha um plano de orçamento – e vice-versa. Um plano depende do outro porque ambos envolvem dinheiro.
Portanto, para que a condução da empresa não saia dos eixos, é preciso ter todos os gastos previstos, assim como para prever gastos com funcionários, é preciso já ter feito o headcount.
Então, com os dois estudos em mãos, a empresa deve planejar aumento de salários, inclusão de benefícios, eventos e treinamentos para os colaboradores, promoções, manejamento de tarefas ou até mesmo de equipes, novas contratações e também desligamentos necessários.
Dessa maneira, o plano de headcount será baseado em dados sólidos e preverá ações certeiras, dando pouco espaço para manobras erradas ou mal planejadas.
Veja, a seguir, quais passos você deve seguir para potencializar a efetividade do headcount:
Trace desafios e objetivos
Antes de fazer a conta de quantos funcionários a empresa tem, é preciso que se saiba dos desafios que a companhia enfrenta e em qual lugar pretende chegar.
Sem ter essa visão, qualquer indicador será ineficaz, uma vez que não será aplicado de forma adequada, ou seja, visando os objetivos e sabendo dos riscos.
Para que o headcount seja eficaz, é preciso saber como, onde, quando e porque aplicá-lo. Somente com o direcionamento adequado o indicador fará sentido.
Levante outros indicadores
Lembre-se de que a quantidade de funcionários em sua empresa só poderá ser uma informação relevante quando colocada em determinado contexto ou ao lado de outros índices que auxiliem a extração de informações importantes.
Portanto, considere o custo de cada funcionário, o job description de cada um, o escopo de cada time, quanto tempo cada tarefa leva para ser finalizada, o fluxo de cada atividade, o valor de cada trabalho realizado, taxas de absenteísmo e de turnover.
Faça o headcount
Depois de ter traçado os desafios e os objetivos e de ter levantado outros indicadores, faça o headcount.
Planeje o período
Agora que você tem os números em mãos, aliados às informações importantes, comece a traçar estratégias para determinado período da empresa – bimestre, semestre ou ano, por exemplo..
É essencial seguir o passo a passo sem pular etapas. Somente assim os indicadores farão sentido e poderão, de fato, ajudar seu negócio estrategicamente.
Se feito de modo solto, sem embasamento ou perspectivas, o headcount não é funcional.
Após saber mais sobre headcount e sua importância, entenda como criar e mensurar OKRs no RH.
