Eficácia e eficiência vão depender de planejamento adequado e agenda clara

Não há como negar que a globalização do mundo empresarial criou uma realidade diferente para as grandes corporações, na qual os talentos necessários para a equipe não estão obrigatoriamente na mesma cidade, estado ou país. Além da organização da rotina, quem faz a gestão de equipes virtuais enfrenta as diferenças culturais no desafio de manter todos coesos na mesma filosofia de trabalho.

Eficiência na gestão de equipes virtuais

Magdalena Jarosch, gerente de relações públicas da TeamViewer – uma das empresas líderes no mundo em softwares de colaboração e compartilhamento online –, elencou os principais mandamentos para garantir a eficiência na gestão de equipes virtuais:

Boa supervisão de longa distância

Quando sua equipe está geograficamente dispersa, é importante cultivar um ambiente onde seus funcionários se sentem ligados a você e aos colegas. Facilitar o compartilhamento de ideias e dar feedbacks, conversar via telefone pelo menos uma vez por semana, usar mensagens instantâneas e outras tecnologias são meios de ajudar a minimizar problemas de comunicação.

Familiarização total com a tecnologia

Reserve um tempo para checar quais ferramentas de TI ou conexões de internet os membros de sua equipe utilizam – suas necessidades podem variar. Videoconferências, chamadas via web e compartilhamento de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos de suas equipes virtuais. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho.

Designação clara de tarefas e processos

Como gerente de projeto, seja claro com sua equipe sobre os procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas da equipe, disponibilidade. Se a informação é recolhida em um manual, não se esqueça de que é um documento vivo que muda continuamente.

Forte personalidade virtual

Encontrar o equilíbrio de como se comunicar é um aspecto da criação de uma boa gestão de equipes virtuais.

Se um gerente de projeto se comunica excessivamente, pode transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança. Se o gerente torna-se invisível e não é ouvido por semanas, é mais fácil para um membro da equipe virtual interpretar isso como falta de preocupação e fazer com que os membros da equipe coloquem suas prioridades em outros lugares.

Eficiência nas reuniões

Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planejamento adequado – mas existem alguns desafios. As pessoas dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta a qual todos possam contribuir.

Durante a reunião, um bom líder de equipe fará perguntas frequentes a fim de verificar que todos estão envolvidos e contribuindo com o projeto. Regras claras também ajudam a gerenciar a interação do grupo.

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