Entenda quais são os objetivos da entrevista de desligamento e quais as melhores práticas para executá-la

Quando um colaborador é desligado ou pede demissão da empresa, tem a possibilidade de passar pela entrevista de desligamento com a equipe de Recursos Humanos e/ou com os próprios gestores. A conversa visa fazer uma reflexão sobre a passagem do profissional pela organização, assim como fornecer feedbacks 360º.

A entrevista de desligamento não é obrigatória, visto que pode ser dispensada pelo agora ex-funcionário. Todavia, sua realização pode fornecer dados muito ricos para a companhia e o profissional, tanto sobre o que pode ser aprimorado quanto sobre o que está no caminho certo.

Por ser um momento potencialmente delicado para a pessoa que sai da empresa, é necessário que aqueles que conduzem a conversa saibam filtrar as informações, de modo a compreender que ex-colaborador vive muitas emoções, e também colher e analisar os dados trazidos.

Se você quer saber mais da importância da entrevista de desligamento, quais as boas práticas e aquelas que não devem ser aplicadas, continue lendo este artigo.

Qual a importância da entrevista de desligamento

Tanto no cenário no qual o trabalhador é desligado da empresa quanto no que ele pede demissão, a entrevista de desligamento deve ser proposta. Isso porque a empresa terá a oportunidade de entender pontos não citados no dia a dia da empresa.

A conversa é importante tanto para que o profissional tenha a oportunidade de expor sua percepção – caso não tenha se sentido à vontade durante período na organização – quanto para que RH e líderes consigam fazer um trabalho de aprimoramento efetivo.

Lembrando que é essencial que o ambiente permita que o profissional se sinta seguro para pontuar suas críticas construtivas e seus elogios para a empresa e para seus colegas de trabalho.

Separamos os principais motivos pelos quais a entrevista de desligamento é importante. Confira abaixo.

Feedback para o ex-colaborador

Na entrevista de desligamento, o agora ex-colaborador receberá o feedback final da empresa, que deve contemplar tanto os pontos positivos quanto os que precisam ser trabalhados.

Essa prática é muito importante, já que possibilitará que o indivíduo consiga potencializar os pontos bons e repensar aqueles que precisam de atenção.

É importante frisar que a cultura de feedback, idealmente, é uma prática constante – e não algo que acontece somente nos momentos de crise ou quando o colaborador já está de saída.

Angariação de dados

Se o ex-colaborador concordar em passar pela entrevista de desligamento, será possível reunir dados trazidos por ele para que sejam tomadas ações de melhoria dentro da empresa.

É muito importante que o entrevistador anote as informações durante ou logo após a entrevista, assim como as avalie de forma minuciosa.

Possibilidades de melhoria

É essencial que as informações trazidas sirvam de base para ações que visam a melhoria da empresa.

Seja qual for a dor do entrevistado, cultura organizacional, clima do dia a dia, burocracias desnecessárias ou processos que não funcionam em sua integridade, esse é o momento ideal para que os líderes busquem saídas e melhorias.

Idealmente, o processo é constante, pois dever acontecer com os feedbacks rotineiros e não apenas na entrevista de desligamento.

Antecipação da resolução de problemas

Se o ex-colaborador trouxe questões que o incomodavam e que podem causar certo ruído, é mais viável antever os problemas e já solucioná-los antes que atinjam mais pessoas.

Para que se tenha a visão mais plural das questões levantadas, você e seu time podem pensar em questionários anônimos com os atuais funcionários, por exemplo. Dessa forma, é possível atestar se os assuntos que surgiram na entrevista de desligamento também afetam outras pessoas.

Caso os problemas não sejam colocados por mais gente, é interessante e recomendado que se investigue o porquê de o ex-colaborador ter levantado tais pontos.

Melhorias no employer branding

Entendendo melhor quais são as necessidades dos colaboradores que ainda não foram supridas, atitudes mais assertivas podem ser tomadas para melhor assisti-los. Isso fará com que todos se sintam ouvidos pela empresa.

Quando isso acontece de maneira genuína, o que se tem são colaboradores que se identificam com a marca empregadora e que tendem a seguir longa carreira na empresa, uma vez que sabem que são ouvidos.

Fazendo um bom trabalho de employer branding, as pessoas acabam, naturalmente, virando divulgadoras da organização, contribuindo, inclusive, para o bom posicionamento da empresa no mercado.

Redução de turnover

Tendo ciência do que precisa ser melhorado, a consequência é um ambiente de trabalho mais adequado, agradável e ágil.

Com isso, o colaborador é diretamente beneficiado. A satisfação no trabalho aumentará, reduzindo as chances turnover e demissões.

Objetivos

Para os dois casos, tanto de rescisão por iniciativa da empresa quanto de pedido de demissão do funcionário, há objetivos a serem atingidos.

É sempre importante ter em mente que, independentemente da situação, é preciso conduzir a entrevista de desligamento com muito cuidado e humanidade. Afinal, tanto em um caso quanto em outro, deixar a empresa pode ser uma situação delicada.

Por isso, seja qual for o objetivo, lembre-se de sempre buscá-lo com empatia.

Quando o funcionário é demitido

Se o desligamento do colaborador acontecer por iniciativa da empresa, é preciso entender como foi a vivência na companhia, quais os pontos de melhoria e o que está no caminho certo, uma vez que a causa da demissão já deverá estar clara para ambos os lados.

Por isso, foque em perguntas sobre a experiência do funcionário a respeito de rotina, convivência, gestão e efetividade dos processos. Também questione o ex-colaborador sobre benefícios e suporte que a empresa oferece.

Quando o funcionário se demite

Se o pedido de demissão vem do colaborador, além de entender sua experiência na empresa e os pontos positivos e negativos, o objetivo também é entender o que o levou a buscar uma nova oportunidade profissional.

Nesse momento, o ideal é fazer perguntas que explorem o que não estava de acordo com as expectativas do funcionário: salário, plano de carreira, modo de gestão, atividades do dia a dia, cultura ou clima organizacional ou alguma outra questão.

Esse tipo de saída tende a ser um pouco mais amena, já que foi o próprio colaborador quem pediu demissão – eliminando o elemento da surpresa desagradável. Por isso, tente explorar ao máximo as informações fornecidas.

Assim, é possível entender o que está faltando na empresa para que os colaboradores queiram se desenvolver internamente ao invés de mudar de emprego.

Como fazer entrevista de desligamento

Conduzir uma entrevista de desligamento não é tarefa fácil. De um modo ou de outro, sendo uma demissão voluntária ou uma demissão vinda da empresa, o ex-colaborador pode vivenciar diversas emoções.

Por isso, a palavra de ordem nas entrevistas de desligamento é empatia. Ser empático significa, neste caso, entender que essas emoções podem interferir o modo de se expressar e o modo de agir, deixando a pessoa que sai muito mais passional do que racional.

Quem faz a entrevista deve estar preparado para esse cenário. É preciso filtrar os comentários que possam vir por conta do mar de emoções.

Sabendo dessa premissa, veja outros pontos de atenção que devem ser levados em conta.

Planeje a entrevista

Planeje toda a entrevista, desde o local no qual acontecerá até as estratégias de angariação de dados.

É imprescindível fazer as perguntas certas no momento propício, além de praticar uma escuta muito empática.

Então, o primeiro passo para a entrevista de desligamento começa antes mesmo da conversa em si.

Escolha o local ideal

Para que o ex-funcionário se sinta confortável, escolha um lugar reservado. Lembre-se de eleger uma sala que não tenha janelas de vidro e que seja possível fechar a porta.

Desse modo, a pessoa se sentirá segura caso tenha alguma queixa grave para reportar e não gostaria de fazê-la diante de outros colegas de trabalho.

Lembre-se de que o representante da equipe de Recursos Humanos deve, além de ter empatia, fazer com que o ex-colaborador se sinta o mais confortável possível.

Saiba o momento de fazê-la

O melhor momento para conduzir a entrevista de desligamento não é logo após a rescisão, já que o profissional pode estar emocionalmente abalado. O ideal é aproveitar alguma oportunidade posterior, como o dia o qual ele voltará à empresa para dar baixa na carteira ou levar alguma documentação.

Tendo alguns dias para respirar e assimilar todas as novidades, a pessoa terá clareza das informações que deseja compartilhar.

Esteja emocionalmente preparado

Por ser um momento que mexe muito com as emoções do entrevistado, seja a euforia de uma nova chance profissional quanto a chateação de ter sido desligado, é preciso que quem irá conduzir a entrevista esteja emocionalmente equilibrado.

Com isso, a conversa tende a ser muito mais proveitosa para ambos os lados.

Selecione quem deve participar

Idealmente, uma pessoa que já tenha experiência na condução desse tipo de entrevista deve estar à frente. É interessante que essa pessoa faça parte da equipe de Recursos Humanos.

Tome cuidado ao convidar o gestor direto do ex-colaborador para a conversa, pois podem surgir críticas quanto à forma de condução da equipe.

Quanto menos pessoas, melhor, pois o entrevistado se sentirá muito mais confortável.

Esteja ciente do tom que deve ser usado

Mais uma vez, há a questão da empatia e de escuta sem julgamentos. É imprescindível que esse seja o tom da conversa com a pessoa que saiu da empresa.

Mesmo que seja necessário redirecionar a conversa e resgatar o foco das questões à discussão, é preciso fazê-lo de modo empático e sempre considerando os pontos que a pessoa quer levantar.

Por isso, é necessário muito preparado para poder conduzir as entrevistas de desligamento da forma mais adequada possível.

Perguntas sugeridas

Separamos perguntas que podem ser relevantes, dependendo do contexto da sua empresa, para a entrevista de desligamento. Confira:

  • A empresa atendeu às expectativas que você tinha antes de começar a trabalhar nela?
  • Você teve suporte de materiais, de conhecimento técnico e de relações entre pessoas nos momentos que precisou?
  • Os treinamentos oferecidos foram eficientes?
  • Você vislumbrava seu crescimento profissional aqui?
  • O plano de carreira era claro e seguido?
  • As atividades que você executava estavam de acordo com a descrição do cargo?
  • O que você acha do pacote de benefícios oferecido?
  • Se você pudesse falar uma coisa para alguém que está prestes a entrar na empresa, o que você seria?
  • O fluxo de organização das suas atividades era eficiente?
  • Como você vê a comunicação entre equipes e pessoas?
  • A equipe de Recursos Humanos te atendeu bem quando você precisou de algum auxílio?
  • Você se sentia motivado em sua rotina?
  • Quais ações a empresa poderia tomar para aprimorar o fluxo de organização/conhecimento técnico dos colaboradores/relação entre pessoas?
  • Em uma possibilidade futura, você voltaria a trabalhar aqui?
  • Como era a gestão da sua equipe?

O que não fazer na entrevista de desligamento

Agora que você já sabe como conduzir uma entrevista de desligamento de maneira adequada, vamos às práticas que devem ser evitadas.

Impor a entrevista ao ex-colaborador

Lembre-se de que a entrevista de desligamento não é obrigatória e não pode ser imposta ao ex-colaborador: ele só deve fazê-la se se sentir à vontade e consentir.

Sendo assim, faça o convite e deixe em aberto para que ele possa pensar até próximo da data combinada, se quer ou não participar.

Até lá, ele poderá pensar o que quer expor à empresa, se tem contribuições a fazer e se está disposto a receber o feedback também.

Fazer a entrevista no próprio dia da saída

Tanto no pedido de demissão quando ao ser demitido, as emoções do profissional provavelmente ficarão bem afloradas – o que dificulta a organização das ideias e a formalização delas em um discurso concatenado.

Por isso, opte por realizar a entrevista dias após a rescisão, como na assinatura da homologação, na baixa na carteira ou na entrega de outro documento.

Dessa forma, as emoções estarão mais apaziguadas e as contribuições certamente serão mais assertivas e proveitosas para ambos os lados.

Trazer muitas pessoas para a entrevista

A presença de muitas pessoas na reunião pode inibir o ex-funcionário a falar tudo o que ele deseja, ficando receoso de alguma retaliação.

Por isso, o ideal é que apenas o representante da equipe de Recursos Humanos esteja presente, uma vez que essa é a equipe responsável pela chegada e saída de colaboradores.

Ser indiferente à situação do ex-colaborador

unca se esqueça de que a saída de um colaborador, seja qual for a situação, pode impactar diversas áreas da vida: financeira, emocional e familiar, por exemplo. Sendo assim, a premissa é que haja empatia ao momento vivido por ele.

A imagem de alguém indiferente conduzindo a entrevista de desligamento, além de gerar sentimentos negativos, não contribui para fluidez e honestidade.

É essencial que haja muita empatia. Somente dessa forma será possível estabelecer uma conexão genuína com o ex-colaborador e tirar o melhor da entrevista.

Deixar dados importantes passarem batidos

Se o profissional que executa a entrevista não estiver totalmente concentrado e não conhecer bem seu plano de execução, é bem provável que ele deixe informações importantes passarem.

Por isso, além de saber o passo a passo da condução da entrevista, é essencial que o entrevistador tenha uma boa estratégia para anotar as informações relevantes, seja durante ou depois da entrevista.

Caso seja durante, avise o entrevistado que você tomará algumas notas para que tudo o que ele diz sobre a empresa seja realmente analisado. Se for depois, a melhor opção é fazê-lo logo após a conversa, já que os dados estarão frescos na memória.

Como tabular dados de entrevista de desligamento

Chega o momento da análise de dados no RH. É muito importante que eles sejam dispostos de forma fácil de entender.

O primeiro passo é decidir qual será a ferramenta para organizar as informações, como uma planilha do Excel ou uma apresentação de Power Point.

Caso as informações sejam parte de um conjunto com outras entrevistas, é necessário dispor os dados em parâmetros iguais. Isso quer dizer que não se pode computar respostas de perguntas distintas: se isso acontecer, os resultados não serão assertivos.

Depois, é necessário que os documentos que contêm a junção e a organização dos dados sejam disponibilizados para as pessoas-chave.

Lembre-se, também, de que é interessante que os próprios estudos e análises sejam compartilhados com gestores e com o time de Recursos Humanos. Dessa forma, será possível repensar as práticas da empresa em conjunto.

Você viu como a entrevista de desligamento é importante tanto para o ex-colaborador quanto para a empresa, fornecendo a chance de ambos darem e receberem feedback, investirem em seus pontos fortes e desenvolverem os pontos que têm a melhorar.

Aproveite para saber mais sobre a metodologia DISC, como utilizá-la em seu recrutamento e otimizar suas contratações.