Entenda quais são os objetivos da entrevista de desligamento e quais as melhores práticas para executá-la

Quando um colaborador é desligado ou pede demissão da empresa, tem a possibilidade de passar pela entrevista de desligamento com a equipe de Recursos Humanos e/ou com os próprios gestores. A conversa visa fazer uma reflexão sobre a passagem do profissional pela organização, assim como fornecer feedbacks 360º.

A entrevista de desligamento não é obrigatória, visto que pode ser dispensada pelo agora ex-funcionário. Todavia, sua realização pode fornecer dados muito ricos para a companhia e o profissional, tanto sobre o que pode ser aprimorado quanto sobre o que está no caminho certo.

Por ser um momento potencialmente delicado para a pessoa que sai da empresa, é necessário que aqueles que conduzem a conversa saibam filtrar as informações, de modo a compreender que o ex-colaborador vive muitas emoções, e também colher e analisar os dados trazidos.

Continue lendo este artigo se você quer saber mais da importância da entrevista de desligamento, quais as boas práticas e aquelas que não devem ser aplicadas.

Qual a importância da entrevista de desligamento?

Tanto no cenário no qual o trabalhador é desligado da empresa quanto no que ele pede demissão, a entrevista de desligamento deve ser proposta. Isso porque a empresa terá a oportunidade de entender pontos não citados no dia a dia da empresa.

A conversa é importante tanto para que o profissional tenha a oportunidade de expor sua percepção – caso não tenha se sentido à vontade durante período na organização – quanto para que RH e líderes consigam fazer um trabalho de aprimoramento efetivo.
Lembrando que é essencial que o ambiente permita que o profissional se sinta seguro para pontuar suas críticas construtivas e seus elogios para a empresa e para seus colegas de trabalho.

Separamos os principais motivos pelos quais a entrevista de desligamento é importante. Confira abaixo.

Feedback para o ex-colaborador

Na entrevista de desligamento, o agora ex-colaborador receberá o feedback final da empresa, que deve contemplar tanto os pontos positivos quanto os que precisam ser trabalhados.

Essa prática é muito importante, já que possibilitará que o indivíduo consiga potencializar os pontos bons e repensar aqueles que precisam de atenção.

É importante frisar que a cultura de feedback, idealmente, é uma prática constante – e não algo que acontece somente nos momentos de crise ou quando o colaborador já está de saída.

Angariação de dados

Se o ex-colaborador concordar em passar pela entrevista de desligamento, será possível reunir dados trazidos por ele para que sejam tomadas ações de melhoria dentro da empresa.

É muito importante que o entrevistador anote as informações durante ou logo após a entrevista, assim como as avalie de forma minuciosa.

Possibilidades de melhoria

É essencial que as informações trazidas sirvam de base para ações que visam a melhoria da empresa.

Seja qual for a dor do entrevistado, cultura organizacional, clima do dia a dia, burocracias desnecessárias ou processos que não funcionam em sua integridade, esse é o momento ideal para que os líderes busquem saídas e melhorias.

Idealmente, o processo é constante, pois dever acontecer com os feedbacks rotineiros e não apenas na entrevista de desligamento.

Antecipação da resolução de problemas

Se o ex-colaborador trouxe questões que o incomodavam e que podem causar certo ruído, é mais viável antever os problemas e já solucioná-los antes que atinjam mais pessoas.

Para que se tenha a visão mais plural das questões levantadas, você e seu time podem pensar em questionários anônimos com os atuais funcionários, por exemplo. Dessa forma, é possível atestar se os assuntos que surgiram na entrevista de desligamento também afetam outras pessoas.

Caso os problemas não sejam colocados por mais gente, é interessante e recomendado que se investigue o porquê de o ex-colaborador ter levantado tais pontos.

Melhorias no employer branding

Entendendo melhor quais são as necessidades dos colaboradores que ainda não foram supridas, pode-se tomar atitudes mais assertivas  para melhor assisti-los. Isso fará com que todos sejam ouvidos.

Quando isso acontece de maneira genuína, o que se tem são colaboradores que se identificam com a marca empregadora e que tendem a seguir longa carreira na empresa, uma vez que sabem que são ouvidos.

Fazendo um bom trabalho de employer branding, as pessoas acabam, naturalmente, virando divulgadoras da organização, contribuindo, inclusive, para o bom posicionamento da empresa no mercado.

Redução de turnover

Tendo ciência do que precisa ser melhorado, a consequência é um ambiente de trabalho mais adequado, agradável e ágil.

Com isso, o colaborador é diretamente beneficiado. A satisfação no trabalho aumentará, reduzindo as chances turnover e demissões.

Objetivos

Para os dois casos, tanto de rescisão por iniciativa da empresa quanto de pedido de demissão do funcionário, há objetivos a serem atingidos.

É sempre importante ter em mente que, independentemente da situação, é preciso conduzir a entrevista de desligamento com muito cuidado e humanidade. Afinal, tanto em um caso quanto em outro, deixar a empresa pode ser uma situação delicada.

Por isso, seja qual for o objetivo, lembre-se de sempre buscá-lo com empatia.

Quando o funcionário é demitido

Se o desligamento do colaborador acontecer por iniciativa da empresa, é preciso entender como foi a vivência na companhia, quais os pontos de melhoria e o que está no caminho certo, uma vez que a causa da demissão já deverá estar clara para ambos os lados.

Por isso, foque em perguntas sobre a experiência do funcionário a respeito de rotina, convivência, gestão e efetividade dos processos. Também questione o ex-colaborador sobre benefícios e suporte que a empresa oferece.

Quando o funcionário se demite

Se o pedido de demissão vem do colaborador, além de entender sua experiência na empresa e os pontos positivos e negativos, o objetivo também é entender o que o levou a buscar uma nova oportunidade profissional.

Nesse momento, o ideal é fazer perguntas que explorem o que não estava de acordo com as expectativas do funcionário: salário, plano de carreira, modo de gestão, atividades do dia a dia, cultura ou clima organizacional ou alguma outra questão.

Esse tipo de saída tende a ser um pouco mais amena, já que foi o próprio colaborador quem pediu demissão – eliminando o elemento da surpresa desagradável. Por isso, tente explorar ao máximo as informações fornecidas.

Assim, é possível entender o que está faltando na empresa para que os colaboradores queiram se desenvolver internamente ao invés de mudar de emprego.

Como fazer entrevista de desligamento

Conduzir uma entrevista de desligamento não é tarefa fácil. De um modo ou de outro, sendo uma demissão voluntária ou uma demissão vinda da empresa, o ex-colaborador pode vivenciar diversas emoções.

Por isso, a palavra de ordem nas entrevistas de desligamento é empatia. Ser empático significa, neste caso, entender que essas emoções podem interferir o modo de se expressar e o modo de agir, deixando a pessoa que sai muito mais passional do que racional.

Quem faz a entrevista deve estar preparado para esse cenário. É preciso filtrar os comentários que possam vir por conta do mar de emoções.

Sabendo dessa premissa, veja outros pontos de atenção que devem ser levados em conta.

Feedback para o ex-colaborador

Na entrevista de desligamento, o agora ex-colaborador receberá o feedback final da empresa, que deve contemplar tanto os pontos positivos quanto os que precisam ser trabalhados.

Essa prática é muito importante, já que possibilitará que o indivíduo consiga potencializar os pontos bons e repensar aqueles que precisam de atenção.

É importante frisar que a cultura de feedback, idealmente, é uma prática constante – e não algo que acontece somente nos momentos de crise ou quando o colaborador já está de saída.

Angariação de dados

Se o profissional concordar em passar pela entrevista de desligamento, será possível reunir dados trazidos por ele para que sejam tomadas ações de melhoria dentro da empresa.

É muito importante que o entrevistador anote as informações durante ou logo após a entrevista, assim como as avalie de forma minuciosa.

Possibilidades de melhoria

É essencial que as informações trazidas sirvam de base para ações que visam a melhoria da empresa. Seja qual for a dor do entrevistado, cultura organizacional, clima do dia a dia, burocracias desnecessárias ou processos que não funcionam em sua integridade, esse é o momento ideal para que os líderes busquem saídas e melhorias.

Idealmente, o processo é constante, pois deve acontecer com os feedbacks rotineiros e não apenas na entrevista de desligamento.

Antecipação da resolução de problemas

Se o ex-funcionário trouxe questões que o incomodavam e que podem causar certo ruído, é mais viável antever os problemas e já solucioná-los antes que atinjam mais pessoas.

Para que se tenha uma visão mais plural das questões levantadas, você e seu time podem pensar em questionários anônimos com os atuais funcionários, por exemplo. Dessa forma, é possível atestar se os assuntos que surgiram na entrevista de desligamento também afetam outras pessoas.

Caso os problemas não sejam colocados por mais gente, é interessante e recomendado que se investigue o porquê de o ex-colaborador ter levantado tais pontos.

Melhorias no employer branding

Entendendo melhor quais são as necessidades dos colaboradores que ainda não foram supridas, atitudes mais assertivas podem ser tomadas para melhor assisti-los. Isso fará com que todos se sintam ouvidos pela empresa.

Quando isso acontece de maneira genuína, o que se tem são colaboradores que se identificam com a marca empregadora e que tendem a seguir longa carreira na empresa, uma vez que sabem que são ouvidos.

Fazendo um bom trabalho de employer branding, as pessoas acabam, naturalmente, virando divulgadoras da organização, contribuindo, inclusive, para o bom posicionamento da empresa no mercado.

Redução de turnover

Tendo ciência do que precisa melhorar, a consequência é um ambiente de trabalho mais adequado, agradável e ágil.

Com isso, beneficia-se o colaborador. A satisfação no trabalho aumentará, reduzindo as chances de alto turnover e demissões.

Objetivos da entrevista de saída

Para os dois casos, tanto de rescisão por iniciativa da empresa quanto de pedido de demissão do funcionário, é preciso visar objetivos.

Independentemente da situação, é preciso conduzir a entrevista de desligamento com muito cuidado e humanidade. Afinal, tanto em um caso quanto em outro, deixar a empresa pode ser uma situação delicada. Por isso, seja qual for o objetivo, lembre-se de sempre buscá-lo com empatia.

Quando o funcionário é dispensado

Se o desligamento do colaborador acontecer por iniciativa da empresa, é preciso entender como foi a vivência na companhia, quais os pontos de melhoria e o que está no caminho certo, uma vez que a causa da demissão já deverá estar clara para ambos os lados.

Por isso, foque em perguntas sobre a experiência do funcionário a respeito de rotina, convivência, gestão e efetividade dos processos. Também questione o ex-colaborador sobre benefícios e suporte que a empresa oferece.

Quando o funcionário se demite

Se o pedido de demissão vem do colaborador, além de entender sua experiência na empresa e os pontos positivos e negativos, o objetivo também é entender o que o levou a buscar uma nova oportunidade profissional.

Nesse momento, o ideal é fazer perguntas que explorem o que não estava de acordo com as expectativas do funcionário: salário, plano de carreira, modo de gestão, atividades do dia a dia, cultura ou clima organizacional ou alguma outra questão.

Esse tipo de saída tende a ser um pouco mais amena, já que foi o próprio colaborador quem pediu demissão – eliminando o elemento da surpresa desagradável. Por isso, tente explorar ao máximo as informações fornecidas. Assim, é possível entender o que está faltando na empresa para que os colaboradores queiram se desenvolver internamente ao invés de mudar de emprego.

Como fazer entrevista de desligamento

Conduzir uma entrevista de desligamento não é tarefa fácil. De um modo ou de outro, sendo uma demissão voluntária ou uma demissão vinda da empresa, o colaborador pode vivenciar diversas emoções.

Por isso, a palavra de ordem nas entrevistas de desligamento é empatia. Ser empático significa, neste caso, entender que essas emoções podem interferir no modo de se expressar e no modo de agir, deixando a pessoa que sai muito mais passional do que racional.

Quem faz a entrevista deve estar preparado para esse cenário. É preciso filtrar os comentários que possam vir por conta do mar de emoções.

Sabendo dessa premissa, veja outros pontos de atenção que devem ser levados em conta.

Planeje a entrevista

O primeiro passo para a entrevista de desligamento começa antes mesmo da conversa em si. Planeje toda a conversa, desde o local no qual acontecerá até as estratégias de angariação de dados.

É imprescindível fazer as perguntas certas no momento propício, além de praticar uma escuta muito empática.

Escolha o local (e formato) ideal

É interessante encontrar-se presencialmente para uma entrevista de desligamento, caso isso seja possível, já que o ex-funcionário apreciará o gesto e a conversa será mais produtiva. Neste caso, escolha um lugar reservado. Lembre-se de escolher uma sala que não tenha janelas de vidro e que seja possível fechar a porta. Desse modo, a pessoa se sentirá segura caso tenha alguma queixa grave para reportar e que não gostaria de fazer diante de outros colegas de trabalho.

Outra opção é dar aos funcionários uma pesquisa de desligamento por escrito primeiro e, em seguida, fazer uma reunião cara a cara. Alguns funcionários podem preferir a chance de organizar seus pensamentos com antecedência. Mas, lembre-se, as respostas podem ser um pouco menos sinceras neste caso.

Escolha o entrevistador

Mesmo que a pessoa que esteja mais familiarizada com o trabalho do funcionário seja seu supervisor direto, às vezes é melhor se outra pessoa conduzir a entrevista de saída. Se o profissional está deixando a empresa por causa de seu gerente, provavelmente não será sincero se ele encabeçar a conversa.

Um membro da equipe de RH geralmente é a melhor opção, já que ele pode se concentrar em problemas específicos da função e reclamações ou sugestões para a organização como um todo. Algumas empresas preferem que consultores externos realizem entrevistas de desligamento. Ex-funcionários podem se sentir mais confortáveis conversando com um “estranho” imparcial, mas essa tática também pode parecer impessoal e fria.

Quanto menos pessoas, melhor, pois o entrevistado se sentirá muito mais confortável.

Saiba o momento de fazê-la

O melhor momento para conduzir a entrevista de desligamento não é logo após a rescisão, já que o profissional pode estar emocionalmente abalado. O ideal é aproveitar alguma oportunidade posterior, como o dia o qual ele voltará à empresa para dar baixa na carteira ou levar alguma documentação.

Tendo alguns dias para respirar e assimilar todas as novidades, a pessoa terá clareza das informações que deseja compartilhar.

Esteja emocionalmente preparado

Por ser um momento que mexe muito com as emoções do entrevistado, seja a euforia de uma nova chance profissional quanto a chateação de ter sido desligado, é preciso que quem irá conduzir a entrevista esteja emocionalmente equilibrado.

Com isso, a conversa tende a ser muito mais proveitosa para ambos os lados.

Garanta a privacidade

Um motivo comum para um funcionário recusar a entrevista de saída é que ele presume que alguém compartilhará suas respostas com a equipe. Os funcionários estão preocupados com a impressão deixada para gerentes e colegas de trabalho, o que pode prejudicar as futuras relações profissionais.

A promessa de confidencialidade pode ser uma forma de encorajar a pessoa a ser aberta e honesta na conversa. No início do processo, reafirme ao funcionário que as informações permanecerão privadas.

Esteja ciente do tom

Mais uma vez, há a questão da empatia e da escuta sem julgamentos. É imprescindível que esse seja o tom da conversa com a pessoa que saiu da empresa. Mesmo que seja necessário redirecionar a conversa e resgatar o foco das questões à discussão, é preciso fazê-lo de modo empático e sempre considerando os pontos que a pessoa quer levantar.

Por isso, é necessário estar muito preparado para poder conduzir as entrevistas de desligamento da forma mais adequada possível.

Melhores perguntas para entrevista de desligamento

Separamos perguntas que podem ser relevantes, dependendo do contexto da sua empresa, para a entrevista de desligamento. Confira:

  • A empresa atendeu às expectativas que você tinha antes de começar a trabalhar nela?
  • Você teve suporte de materiais, de conhecimento técnico e de relações entre pessoas nos momentos que precisou?
  • Os treinamentos oferecidos foram eficientes?
  • Você vislumbrava seu crescimento profissional aqui?
  • O plano de carreira era claro e seguido?
  • As atividades que você executava estavam de acordo com a descrição do cargo?
  • O que você acha do pacote de benefícios oferecido?
  • Se você pudesse falar uma coisa para alguém que está prestes a entrar na empresa, o que você seria?
  • O fluxo de organização das suas atividades era eficiente?
  • A equipe de Recursos Humanos te atendeu bem quando você precisou de algum auxílio?
  • Você se sentiu motivado em sua rotina?
  • Quais ações a empresa poderia tomar para aprimorar o fluxo de organização/conhecimento técnico dos colaboradores/relação entre pessoas?
  • Por que você começou a procurar um novo emprego?
  • O que, em última análise, o levou a aceitar a nova posição?
  • O que poderia ter sido feito para permanecer empregado aqui?
  • Você compartilhou suas preocupações com alguém na empresa antes de sair?
  • A gestão é frequentemente um fator chave na decisão de um funcionário de sair. Você ficou satisfeito com a administração?
  • Você tinha metas e objetivos claros?
  • O que seu gerente poderia ter feito melhor?
  • Você recebeu feedback construtivo para ajudá-lo a melhorar seu desempenho?
  • Você consideraria voltar a trabalhar aqui no futuro? Em que área ou função?
  • Quais qualidades você acha que devemos procurar em sua substituição?
  • Você tem algum outro problema ou comentário que gostaria de abordar?

 

Devo fazer as mesmas perguntas todas as vezes?

Sim. É possível avaliar melhor os resultados ao usar o mesmo questionário em todas as entrevistas de saída.

Por exemplo, se as mesmas críticas, baseadas nas mesmas perguntas, surgirem repetidamente, é como um sinal imediato de que algo está errado. Além disso, é útil verificar se alguma das iniciativas tomadas reflete no feedback de futuros ex-funcionários.

Em geral, garantir a consistência desses processos significa ter um processo de offboarding eficaz. É por isso que usar tecnologia no RH é tão importante, já que pode ajudar a armazenar questionários, manter um registro das descobertas e acompanhar o andamento das etapas.

O que não fazer na entrevista de desligamento

Agora que você já sabe como conduzir uma entrevista de desligamento de maneira adequada, vamos às práticas que devem ser evitadas

Impor a entrevista ao ex-colaborador

Lembre-se de que a entrevista de desligamento não é obrigatória e não pode ser imposta ao ex-colaborador: ele só deve fazê-la caso se sinta à vontade.

Sendo assim, faça o convite e deixe em aberto para que ele possa pensar até próximo da data combinada, se quer ou não participar.

Até lá, ele poderá pensar o que quer expor à empresa, se tem contribuições a fazer e se está disposto a receber o feedback também.

Fazer a entrevista no último dia

Tanto no pedido de demissão quanto ao ser demitido, as emoções ficarão afloradas – o que dificulta a organização das ideias e a formalização delas em um discurso concatenado.

Por isso, opte por realizar a entrevista dias após a rescisão, como na assinatura da homologação, na baixa na carteira ou na entrega de outro documento. Dessa forma, as emoções estarão mais apaziguadas e as contribuições certamente serão mais assertivas e proveitosas para ambos os lados.

Trazer muitas pessoas para a entrevista

A presença de muitas pessoas na reunião pode inibir o ex-funcionário a falar tudo o que ele deseja, ficando receoso de alguma retaliação. Por isso, o ideal é que apenas o representante da equipe de Recursos Humanos esteja presente, uma vez que essa é a equipe responsável pela chegada e saída de colaboradores.

Ser indiferente à situação do ex-colaborador

Nunca se esqueça de que a saída de um colaborador, seja qual for a situação, pode impactar diversas áreas da vida: financeira, emocional e familiar, por exemplo. Sendo assim, a premissa é que haja empatia ao momento vivido por ele.

A imagem de alguém indiferente conduzindo a entrevista de desligamento, além de gerar sentimentos negativos, não contribui para a fluidez e honestidade. É essencial que haja muita empatia. Somente dessa forma será possível estabelecer uma conexão genuína com o ex-colaborador e tirar o melhor da entrevista.

Deixar dados importantes passarem batidos

Se o profissional que executa a entrevista não estiver totalmente concentrado e não conhecer bem seu plano de execução, é bem provável que ele deixe informações importantes passarem.

Por isso, além de saber o passo a passo da condução da entrevista, é essencial que o entrevistador tenha uma boa estratégia para anotar as informações relevantes, seja durante ou depois da entrevista.

Caso seja durante, avise o entrevistado que você tomará algumas notas para analisar tudo o que ele diz sobre a empresa. Se for depois, a melhor opção é fazê-lo logo após a conversa, já que os dados estão frescos na memória.

Fechar a porta para relacionamentos futuros

Durante uma entrevista de saída, é vital que o gestor e o RH sejam agradáveis e profissionais, mesmo que achem isso difícil de fazer. Além de ser a última impressão que deixará ao colaborador, isso evita mal-entendidos caso se encontrem no futuro, seja nesta ou em outra empresa.

Dar opiniões

Não faça perguntas ou comentários direcionados a pessoas ou problemas específicos. Embora seja normal pedir feedback geral sobre um supervisor, você não deve inserir suas opiniões na conversa, apenas ouvir sem concordar ou discordar de ponto de vista apresentado.

Entrar em questões pessoais

Mantenha a conversa profissional e relacionada ao trabalho. Tome cuidado com questionamentos que possam invadir a privacidade do colaborador e recue caso ele pareça acuado.

Como tabular dados de entrevista de offboarding

Chega o momento da análise de dados no RH. É muito importante que eles sejam dispostos de forma fácil de entender.

O primeiro passo é decidir qual será a ferramenta para organizar as informações, como uma planilha do Excel ou uma apresentação de Power Point. Caso as informações sejam parte de um conjunto com outras entrevistas, é necessário dispor os dados em parâmetros iguais. Isso quer dizer que não se pode computar respostas de perguntas distintas: se isso acontecer, os resultados não serão assertivos.

Depois, é necessário que disponibilizar documentos que contêm a junção e a organização dos dados para as pessoas-chave.

Lembre-se, também, de que é interessante compartilhar os próprios estudos e análises com gestores e com o time de Recursos Humanos. Dessa forma, será possível repensar as práticas da empresa em conjunto.

Você viu como a entrevista de desligamento é importante tanto para o ex-colaborador quanto para a empresa, fornecendo a chance de ambos darem e receberem feedback, investirem em seus pontos fortes e desenvolverem os pontos que têm a melhorar.

 

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