Confira um checklist completo dos documentos para admissão e tire todas as dúvidas sobre o processamento desses dados, desde o seu recolhimento aos prazos a serem cumpridos

Encontrou o candidato perfeito para a vaga em aberto e ele aceitou a proposta? Entre os primeiros passos para efetivar a sua contratação está a solicitação e o processamento dos documentos para admissão, os quais são fundamentais para garantir a segurança tanto da empresa quanto do colaborador durante o vínculo empregatício.

A princípio, o processo parece bastante burocrático, mas garantimos que ele é bem simples, basta seguir alguns passos e auxiliar o candidato para que ele envie a documentação corretamente.

Continue a leitura e confira quais são os documentos necessários para a admissão de funcionários, além de tirar todas as suas dúvidas sobre o processo.

Qual é a importância dos documentos admissionais?

Os documentos para admissão são indispensáveis na contratação de novos talentos, afinal, são eles que formalizam o processo admissional e determinam os direitos e deveres da empresa e dos colaboradores ao longo do contrato de trabalho. É por meio desses dados que a empresa identifica o novo membro de seu quadro de trabalhadores, o que permite conhecer um pouco mais sobre ele e traçar o seu perfil profissional.

É muito importante que o processamento desses documentos seja conduzido da melhor maneira pelo departamento de RH, a fim de evitar possíveis problemas trabalhistas, previdenciários, tributários ou contábeis.

Quando solicitar os documentos para admissão?

A documentação deve ser solicitada pelo departamento de recursos humanos após a realização do exame admissional pelo colaborador. No entanto, os documentos necessários podem variar de acordo com o regime de trabalho desse novo funcionário, como CLT, estágio ou jovem aprendiz, categoria em que se enquadram colaboradores entre 14 e 17 anos, por exemplo.

Lista de documentos para admissão

Enviados pela empresa

Ao solicitar ao colaborador os documentos para a admissão, a equipe de Recursos Humanos também deve enviar alguns formulários para que sejam preenchidos e/ou assinados pelo funcionário. São eles:

  • Contrato individual de trabalho;
  • Ficha de salário-família;
  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte;
  • Livro ou ficha de registro de empregados.

 

Enviados pelo colaborador

A relação de documentos que deve ser enviada pelo funcionário à empresa é um pouco mais extensa e envolve os dados pessoais do colaborador. Vale lembrar que, dependendo da área de atuação, alguns desses documentos podem não ser exigidos pelas empresas no momento da contratação.

  • Atestado médico admissional;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
  • Cópia do comprovante de residência;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Cópia do CPF;
  • Cópia do RG;
  • Foto 3×4;
  • Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • Título de eleitor com os comprovantes de votação das 3 últimas eleições;
  • Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • CNH (para cargos que exijam a utilização de veículos);
  • Cópia da certidão de casamento (se houver);
  • Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos (se houver);
  • Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos (se houver);
  • Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos (se houver);
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se houver).

 

Documentos para admissão de jovem aprendiz

  • Atestado de frequência escolar;
  • Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver);
  • Carteira de Trabalho;
  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF (caso o jovem não possua, pode ser considerado o de seu responsável).

 

Documentos para admissão de estagiário

  • Atestado de frequência escolar;
  • Comprovante de residência;
  • Cópia do RG
  • Cópia do CPF;
  • Histórico escolar;
  • Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

 

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Documentos que se enquadram em atitudes constrangedoras e discriminatórias não devem ser solicitados pelas empresas na relação de documentos admissionais, e o descumprimento dessa medida pode trazer problemas trabalhistas para as organizações. São eles:

  • Certidão negativa de ações trabalhistas;
  • Exames que comprovem gravidez ou esterilização;
  • Exames de HIV;
  • Ficha de antecedentes criminais;
  • Registros de dívidas do colaborador.

 

Como os documentos devem ser apresentados?

Os documentos para admissão podem ser apresentados de várias formas pelo colaborador, ele pode entregar a relação presencialmente para a equipe de recursos humanos, pode enviar os documentos por e-mail ou cadastrá-los em uma plataforma digital indicada pela empresa.

Seja qual for o método eleito pela organização ou pelo funcionário para entregar seus documentos, é fundamental que ele seja orientado pelos representantes da empresa em relação ao processo. Isso evita possíveis mal-entendidos que podem comprometer a agilidade da contratação ou até mesmo anulá-la, como a falta de algum documento essencial, por exemplo.

Desse modo, é preciso que a equipe desenvolva e envie para o colaborador um material completo e claro que aponte quais documentos ele deve apresentar e por qual meio eles devem ser enviados. Use a criatividade, você pode fazer uma lista em um documento digital ou até mesmo um passo a passo do procedimento.

Quanto tempo leva o processo?

O processamento dos dados pela empresa pode levar alguns dias, e só após a sua conclusão a contratação do novo colaborador é formalizada. No entanto, a empresa precisa ficar atenta a alguns prazos.

O artigo 29 da CLT aponta que o registro na carteira de trabalho do funcionário deve ser realizado em até cinco dias úteis, sendo que o colaborador deverá ter acesso ao documento em até 48 horas após o seu preenchimento. Já a lei 5.5538/68 assegura que os documentos do profissional não podem ser retidos pela organização por mais de cinco dias.

Dicas para o processamento da documentação admissional

Trabalhe com antecedência

Para que todos os processos sejam cumpridos dentro do prazo, é muito importante solicitar a documentação aos colaboradores com antecedência. Assim, os funcionários têm mais tempo para providenciar os dados necessários e a admissão não é comprometida.

Administre o fluxo de trabalho

Muitas empresas contratam vários funcionários simultaneamente, desse modo, é fundamental ter um fluxo de trabalho organizado para receber, analisar e processar a documentação dos profissionais, o que agiliza a contratação e a devolução dos documentos aos colaboradores.

Tecnologia é aliada

Grande parte dos processos que envolvem documentos para admissão podem ser otimizados por meio de ferramentas de RH, as quais também armazenam de forma segura os dados dos funcionários.

 

Agora que você já sabe toda a relação de documentos para admissão, que tal  conferir um guia sobre como escolher uma clínica de exame admissional?