Mais tempo, menos recursos dispendidos e mais agilidade. Conheça essas e outras vantagens do uso da assinatura digital

Inteligência artificial, treinamento com realidade aumentada e videoentrevista. Esses são alguns exemplos de como o RH puxou a transformação digital nas empresas. Mais recentemente um novo elemento foi incorporado às tecnologias que desburocratizam a área de gestão de pessoas: a assinatura eletrônica no RH.

Todo RH sabe que a papelada por trás das contratações e demissões acabam soterrando a estratégia da área. E quanto maior a equipe, maior a exigência de guardar alguns documentos legais ligados ao histórico do funcionário na empresa.

A obrigação da manutenção dessa documentação não só atravanca os trabalhos da área de gestão de pessoas como também ocupa um espaço físico razoável nas organizações. Se as empresas querem continuar seguindo o modelo home-office, isso pode ser uma bela pedra no sapato.

Portanto, é hora de seu RH entrar, de vez, na era digital! Veja neste post como fazer parte dessa nova etapa da transformação digital da área.

O que é assinatura eletrônica no RH?

Armazenar fisicamente documentos legais de funcionários em tempos digitais é uma opção cara e pouco segura às empresas. A assinatura eletrônica no RH surge como uma alternativa viável para livrar a área de gestão de pessoas do mar de papéis.

Na prática, a e-assinatura no RH nada mais é do que uma declaração virtual que comprava a autenticidade dos documentos digitais. O que era armazenado antes em arquivos físicos nas empresas, acaba indo para a nuvem, uma forma mais segura, barata e prática de encontrar os documentos.

Como funciona a tecnologia da e-assinatura?

Como confiar em documentos digitais? Muitos ressabiados com as novas tecnologias acabam fazendo esse tipo de pergunta. Mas, na verdade, o processo digital é mais seguro que o manual.

A tecnologia produz chaves criptografadas, com objetivo de trazer legitimidade ao documento de forma virtual. Essas chaves funcionam como uma espécie de PIX, que identificam o signatário e garantem a integridade do conteúdo após a assinatura.

Para usar a tecnologia no dia a dia, é muito simples! Basta clicar no link enviado pelo provedor do serviço e-assinatura para que o documento seja aberto, revisado, assinado e concluído.

Dessa maneira, gestores, colaboradores, fornecedores e, até mesmo, clientes podem assinar contratos e documentos em geral de modo fácil, econômico e eficaz, permitindo que haja uma maior segurança de registro e dos envolvidos no processo.

Quais documentos o RH pode assinar eletronicamente?

Não há limite para os tipos de documentos que você pode assinar e armazenar com segurança.

Aqui estão apenas alguns exemplos de certidões, registros e outros docs que o RH pode seguramente armazenar de forma eletrônica.

  • Cartas de oferta
  • Contrato de emprego
  • Acordos de bônus
  • Termos de serviço comerciais
  • Acordos de não divulgação
  • Plano de saúde
  • Questionários de diversidade
  • Dados pessoais do funcionário
  • Políticas e procedimentos gerais de RH
  • Política de proteção de dados e privacidade
  • Comunicações e políticas de TI
  • Certificação de treinamento
  • Acordos de bônus
  • Gerenciar acordos de guia
  • Folhas de ponto
  • Notificação de dispensa indefinida ou temporária
  • Acordo de fim de contrato

 

Lembrando que toda documentação digital deve observar as regras ditadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do país de origem da contratação do funcionário.

Como destacado em artigo da VOCÊ RH, além de adotar medidas e processos para cuidar da proteção das informações dos funcionários, o departamento de RH deve garantir que elas não vazem. Eis aí mais um bom motivo para investir na assinatura eletrônica.

Vantagens da Assinatura Eletrônica nos Departamentos de RH

Após ler tudo isso a respeito da assinatura digital no RH, você já deve ter sido convencido que a ferramenta é essencial para a sua empresa. Mas aqui vão mais quatro vantagens que farão você definitivamente lutar pela aquisição da tecnologia na sua organização:

Acelera o recrutamento

O recrutamento tende a ser um processo muito manual e demorado, que geralmente requer a participação de muitos departamentos. O uso da assinatura eletrônica permite que o RH prossiga com a documentação, como contratos, ofertas ou acordos de confidencialidade em questão de horas, economizando tempo.

Fornece precisão e conformidade

Organizar todos os formulários de contratação manualmente pode muitas vezes levar a inconsistências, e isso é a última coisa que os profissionais de RH desejam.
Evitar essas discrepâncias permitirá que você permaneça em conformidade com as leis, auditorias e outros processos vitais.

Reduz custos e tempo

O envio de todos os tipos de documentos online dá às equipes de Recursos Humanos tempo extra, que podem ser despendidos em outras tarefas, como procurar novos talentos e gerenciar eventos internos. Passar para o digital também significa diminuir o tempo gasto com a impressão de papéis, reduzindo custos com papel, tinta e manutenção de impressão.

Causa uma boa primeira impressão na geração mais jovem

Visto que a geração do milênio representará mais de 50% da força de trabalho no futuro imediato, você deve ter em mente que eles estão sendo criados em uma era altamente tecnológica.

A geração do milênio e a geração Z se acostumaram com a vida e tudo nela sendo digitalmente otimizado. Eles resolvem problemas e conquistam mundos virtuais com um clique de botão. Se você é um profissional de RH que está recrutando Millennials e GenZ’ers, mostre o que há de melhor em sua empresa.

Agora que você já sabe como usar a e-assinatura, veja como ela pode ser usada no onboarding digital.