Use a tecnologia a seu favor na hora de recrutar e selecionar talentos

Por que os softwares ATS são cruciais para a gestão de pessoas? Selecionar e recrutar pessoas com habilidades apropriadas é fundamental para o crescimento das organizações. Mas, por mais importante que seja esse processo, ele pode ser longo e complicado. O recrutador precisa envolver pessoas diferentes – dentro e fora da empresa – e executar várias etapas para encontrar o profissional com o fit mais adequado para a vaga.

Contudo, com o uso de um Applicant Tracking System (ATS) esse processo pode ser menos burocrático e mais assertivo para todos os envolvidos: recrutador, empresa e candidato. Não por acaso, uma pesquisa com as empresas da Fortune 500 – lista anual com as 500 empresas com maior receita no mundo – apurou que apenas nove delas não usam esse tipo de software de recrutamento.

Você não vai querer ficar de fora dessa, certo? Neste guia, exploraremos como um ATS pode ajudá-lo a contratar os melhores talentos, além de economizar tempo e recursos da organização.

O que é ATS?

ATS é o acrônimo para as palavras em inglês Applicant Tracking System, ou Sistema de Rastreamento de Inscrições, na tradução literal para o português.

Trata-se de um software que rastreia todos os passos de recrutamento e seleção de um candidato, da inscrição, passando por perguntas dinâmicas, às fases de entrevistas off e online com representantes da empresa contratante.

Plataformas de recrutamento e seleção mais robustas ajudam as empresas a publicar listas de empregos, monitorar inscrições e se comunicar com os candidatos e outros membros da equipe.

Ao automatizar tarefas e organizar perfis de candidatos, essas soluções dão uma mãozinha e tanto às equipes de RH. O processo, antes bastante manual e quase artesanal – de coletar os currículos, lê-los, entrevistar pessoas, pesquisar sobre suas habilidades e buscar, nesse mix de informações, uma hierarquia para ranquear os melhores candidatos à vaga – agora foi todo digitalizado.

Em outras palavras, o ATS retém todas as informações sobre os candidatos e as transforma em dados precisos para que o recrutador e o gerente da vaga decidam quem contratar.

Como funciona?

A tecnologia automatiza as tarefas de R&S já na primeira etapa do processo: a publicação das vagas. O ATS, com o devido gerenciamento da equipe de Talent Acquisition, distribui os anúncios de emprego em vários canais, como sites da empresa, mídias sociais e quadros de vagas.

Na sequência, quando o candidato se inscreve em uma vaga online, o currículo não vai diretamente para o recrutador, como muitos imaginam. A máquina, por meio de algoritmos previamente otimizados pelo profissional de R&S, faz uma pré-seleção.

Nessa primeira fase, é possível criar de listas de tarefas que o candidato deve cumprir, como testes de fit cultural, raciocínio lógico e emocional. Claro que isso também depende se o ATS contratado suporta ou não tais ferramentas.

Conduzida a primeira fase do processo, o ATS retém as informações sobre os candidatos e as transforma em dados precisos e fáceis de entender para a tomada de decisão.

Na prática

Na prática, funciona da seguinte maneira: digamos que você precise contratar um gerente de operações para fazer parte de sua equipe em Belo Horizonte (MG). Em vez de examinar minuciosamente os currículos em papel ou pelo e-mail, basta filtrar no sistema de rastreamento de candidatos por palavras-chave, como “gerente de operações”, “Belo Horizonte”, “liderança”, “experiência” e, assim por diante, para se concentrar apenas nos profissionais que atendem aos requisitos.

Filtrados os perfis, é chegada a hora da rodada de entrevistas. Dependendo do ATS que sua empresa possui, a primeira conversa com o candidato por telefone pode ser substituída por uma videoentrevista, que automatiza o agendamento, organiza informações e permite compartilhar dados sobre o processo com os demais envolvidos na contratação.

O software também automatiza outras fases da comunicação com o candidato, enviando todos os detalhes do processo por e-mail ou SMS.

E o fim de um processo não significa o término do trabalho. O ATS, dependendo de sua versão, também incorpora análises avançadas para examinar quais elementos estão funcionando ou não nas etapas de contratação. Ele ainda pode permitir que os profissionais de R&S investiguem quais canais agregaram candidatos mais qualificados, por exemplo.

Benefícios do ATS no recrutamento e seleção

Estima-se que contratar um profissional errado para um cargo executivo possa custar o equivalente a três vezes o seu salário. E essa estimativa considera apenas o prejuízo financeiro. Além dele, existem outros menos tangíveis que são tão ou mais importantes.

A perda de produtividade é um exemplo. Um profissional leva pelo menos três meses para se adaptar a uma nova função. Nesse período, ele demanda atenção de colegas, chefes e da própria equipe para esclarecer dúvidas. Ou seja, a produtividade do recém-contratado e de tantos outros que estão por perto fica prejudicada.

Sem contar que, até que seja comprovado que o profissional é de fato inadequado para a vaga, possivelmente ele já tenha causado danos ao ambiente de trabalho que também prejudicam o rendimento e não se resolvem tão facilmente.

Entende por que a conta vai bem além do equivalente a três salários? E todos sabemos que, na era da ultra competitividade, as empresas não têm recurso financeiro ou tempo a perder.

Por outro lado, atrair os talentos certos pode trazer diversos benefícios, tantos aqueles mais simples de calcular quanto os mais difíceis, como elevação da receita e aumento da produtividade da equipe.

Aqui há também um outro enorme desafio: encontrar a pessoa certa não significa apenas cumprir os requisitos relacionados a experiência, competências e formação exigidas para o trabalho. Fica cada vez mais claro para empresas do mundo todo que a pessoa certa também deve estar alinhada à cultura corporativa.

Por tudo isso, um ATS é indispensável para quem precisa de eficiência e agilidade na contratação de pessoas, além de reduzir significante o SLA e os custos por contratação.

Nova experiência de recrutamento

Os ATS mudaram a maneira como o RH aborda todo o processo de contratação – tornando cada etapa simplificada, colaborativa e eficaz para encontrar os melhores funcionários.

O sistema de rastreamento de candidatos fornece uma visão geral de todos os trabalhos e candidatos pendentes no processo do recrutador, com a capacidade de restringir detalhes específicos. O recrutador pode, por exemplo, dar um zoom nas informações de um determinado candidato e ver as posições para as quais ele se candidatou em outras oportunidades, além do estágio que está no fluxo de trabalho configurado.

Em suma, as soluções ATS ajudam as equipes de RH a gerenciar todas as informações de processos de R&S, mantendo-os mais organizados, eficientes e com acesso facilitado em uma plataforma central acessível em diferentes dispositivos.

Essa facilidade poupa o tempo da equipe de Talent Acquisition para se concentrar em entrevistas, planejar estratégias de onbording dos profissionais e criar relacionamentos com candidatos e novos contratados.

Além disso, a automatização do processo melhora outros indicadores da área de gestão de pessoas, como:

  • Aumenta o número de contratações qualificadas
  • Diminui os custos de novos recrutamentos
  • Otimiza a experiência do candidato
  • Aperfeiçoa a percepção da marca empregadora
  • Atrai novos candidatos
  • Eleva as taxas de retenção

 

Funcionalidades do ATS

Para que essa solução seja de fato uma grande aliada da equipe de recrutamento e seleção, ela precisa reunir algumas funcionalidades fundamentais. Confira o que uma ferramenta de R&S deve ter para ser eficiente:

Banco de currículos

O software retém informações de candidatos que passaram pelo seus processos e não foram selecionados criando, assim, um banco de talentos. São pessoas interessadas em trabalhar na sua empresa e que acreditam que possuem as habilidades e qualidades que você procura.

Isso evita que o recrutador tenha de vasculhar quais currículos correspondem às posições abertas, permitindo manter um banco de dados de todos os candidatos com filtros fáceis de pesquisar.

Definição de etapas

O ATS deve ter uma interface amigável e com telas simples para a equipe definir as etapas que fazem sentido para cada processo seletivo. Os candidatos selecionados em cada fase devem automaticamente evoluir para a próxima, sem que o RH tenha que fazer isso caso a caso.

Critérios de triagem

Um bom processo de seleção começa com uma triagem rigorosa de candidatos. Por isso, a solução ATS oferece diversas combinações e critérios de triagem que são facilmente aplicados pelo recrutador.

Resultados em ranking

Os resultados da triagem também são facilmente visualizados pela equipe de R&S. A ferramenta, então, deve oferecer listas organizadas em ranking, considerando compatibilidade entre as informações e os critérios da vaga e as dos currículos selecionados.

Aplicação de testes de conhecimentos específicos

Durante o processo, muitas vezes é necessário checar alguns conhecimentos específicos. A tecnologia ATS, então, permite definição e aplicação de testes nos candidatos, como português, raciocínio lógico e inglês, por exemplo.

Além disso, a equipe de R&S tem a possibilidade de determinar notas de corte e rankeamento de resultados.

Aplicação de avaliação comportamental

E, como não são apenas as competências técnicas que fazem de um profissional a pessoa certa para determinada vaga, o software ATS também oferece algum tipo de avaliação comportamental.

Um bom exemplo é a metodologia DISC (Dominância, Influência, Estabilidade, Conformidade), que analisa as características comportamentais dos candidatos e aponta quais delas são mais evidentes, ajudando a identificar perfis mais adequados para preencher cada vaga.

Agendamento de entrevista

O agendamento de entrevistas é feito diretamente na plataforma, para facilitar a integração de agendas e o acompanhamento dos processos e das datas.

Videoentrevistas

Encontrar candidatos qualificados é apenas o começo do processo de contratação. Você também precisa envolver outras pessoas para revisar currículos, participar de entrevistas e, por fim, se dedicar à análise de diferentes candidatos. Nesse sentido, a ferramenta de videoentrevista é de grande valia para acumular e compartilhar informações dos candidatos.

Quando o aspirante à vaga grava seu material, a partir da tecnologia de inteligência artificial aplicada à ferramenta, o profissional que recebe e analisa o conteúdo tem à disposição informações diversas, como nuvem de palavras com os termos mais usados na resposta, roteiro completo de todas as falas da gravação, análise de expressões faciais, entre outros recursos.

Esses recursos ajudam a entender a afinidade do candidato com a vaga proposta.

Comunicação otimizada

Outra facilidade indispensável é a organização de toda a comunicação com os candidatos de forma simplificada durante o processo seletivo.

Por exemplo, em uma única tela é possível criar uma mensagem personalizada, utilizar um modelo previamente carregado e indicar o destinatário – que pode ser um grupo de candidatos ou uma pessoa específica. Dessa forma, fica muito mais simples acompanhar o feedback e evitar que alguém fique sem retorno.

Machine learning

Para completar, boas plataformas ATS contam com apoio de um algoritmo de ciência de dados capaz de aprender com os resultados dos processos já realizados. Isso agiliza os recrutamentos futuros.

Essa camada de inteligência artificial é chamada de machine learning. De forma automatizada, ela identifica e alerta por e-mail os profissionais  que são compatíveis com as vagas abertas, o que agiliza a candidatura e, claro, aumenta a possibilidade de match.

Geração de relatórios

Para melhorar o processo de recrutamento ao longo do tempo, vale monitorar seu desempenho por meio de informações sobre a eficiência e a relação custo-benefício.

A criação manual desses relatórios leva horas e pode resultar em erros. O ATS, por outro lado, gera instantaneamente análises com base nas métricas escolhidas pelo recrutador.

Esses sistemas de rastreamento de candidatos oferecem informações poderosas para as equipes de recrutamento, como relatórios interativos com variações de dados.

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