Admissão virtual é um adeus à burocracia, facilitando a experiência da contratação e diminuindo os processos manuais do RH

Que tal admitir colaboradores com a mesma facilidade com que você escolhe um filme na Netflix? Se você trabalha na aquisição de talentos para uma startup, uma multinacional ou até uma empresa de pequeno porte, a admissão online deve estar no radar de suas políticas de R&S.

Motivos não faltam para você transformar a burocracia desse processo em uma experiência mais intuitiva. Sejamos honestos: ninguém gosta de juntar papeis e preencher dados manualmente, isso sem falar nos erros inerentes do processo.

Se, hoje, conseguimos abrir contas bancárias digitais apenas com o auxílio de aplicativos existentes no celular, não há desculpas para que as organizações não digitalizem seu processo de admissão, ainda mais depois do processo de virtualização da vida ocasionada pela pandemia do novo coronavírus.

Dado esse contexto, neste artigo, vamos analisar a validade jurídica do processo de admissão digital, como fazê-lo e os benefícios dessa experiência.

O que é admissão online?

Este processo é aplicado quando ocorre a contratação de novos colaboradores com a ajuda de ferramentas totalmente automatizadas. Antes, toda a entrega da documentação era feita manualmente, o que tornava o processo muito mais lento, trabalhoso e sujeito a erros.

O objetivo principal dessa prática é agilizar o processo de admissão, eliminando as tarefas operacionais e manuais, facilitando o trabalho da área de Recursos Humanos e do colaborador que acaba de ingressar na organização.

Diferença entre a admissão presencial e a digital

Uma pesquisa conduzida pela consultoria Deloitte com 9 mil líderes de RH, apontou que 56% das organizações estão incluindo ferramentas digitais em seus processos de gestão de pessoas. Nesse sentido, a admissão online é uma grande tendência, mas se você ainda tem dúvidas se deve ou não introduzir esse processo digital em sua organização, fique atento às distinções entre admissão virtual e presencial.

Presencial

Na admissão presencial, o processo é lento e burocrático. O candidato deve levar ao RH, em papel, todas as documentações requeridas pela área. O Recursos Humanos, por sua vez, deve separar e tirar cópias desses formulários e documentos para manter no seu banco de dados. Tudo é feito de forma manual, o que pode incorrer em erros.
Na prática, as características do processo de admissão presencial são:

  • Trabalho manual e repetitivo;
  • Atenção redobrada com as questões burocráticas e trabalhistas para evitar erros graves;
  • Processo longo e nada prático;
  • Exigência de grande estrutura para toda a papelada e anexos necessários.

Digital

Já no modelo digital, essa experiência é muito mais intuitiva e facilitada pelos meios virtuais. Não é preciso tirar cópias físicas dos documentos nem separá-los em fichários por assuntos, a máquina fica com esse trabalho burocrático. Portanto, as principais características da admissão virtual são:

  • Processo ágil e funcional;
  • Produção de melhor experiência para o candidato e para o RH;
  •  Redução de tempo no processo;
  •  Processos de arquivamento de dados automáticos;
  • Manutenção do foco estratégico do RH na gestão de pessoas.

Validade jurídica

Como já mencionado, de acordo com a CLT, as empresas precisam ter o registro de todos os colaboradores e as cópias de seus respectivos documentos anexados a diversos formulários e fichas, que devem ser preenchidos durante o processo de admissão.

Esse trabalho exige muito cuidado para que nenhum papel seja perdido ou incluído na pasta de outro funcionário. Essa preocupação ficará ainda mais acentuada com a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrará em vigor a partir de janeiro de 2021. Por isso, será ainda mais importante validar o processo de admissão digital de sua empresa.

No entanto, antes de debater a validade jurídica dos documentos enviados pelo sistema de admissão online, é importante destacar aqui a diferença entre informações digitais e digitalizadas.

Os documentos já emitidos e assinados digitalmente, por serem originalmente virtuais, têm sua validade jurídica assegurada, caso não passem por nenhum tipo de alteração. Esse é o caso das informações dos profissionais que serão recebidas na admissão online, cujos dados serão checados por meio da tecnologia blockchain, uma “espécie de carimbo virtual”, que assegurará a validade dos documentos.

Já as informações digitalizadas, que são papéis físicos que foram digitalizados (escaneados) e enviados em formato PDF ao banco de dados da empresa, não têm validade jurídica. Neste caso, é preciso sempre manter a versão original, em papel, dos documentos.

Passo a passo da admissão online

Se você decidiu investir na admissão digital, o primeiro passo é identificar a melhor solução de software de R&S para as necessidades de sua organização. Dica: a maioria dos programas permite que a jornada do colaborador seja monitorada e qualificada a partir da automação de processos. Certifique-se também onde os dados inseridos pelo colaborador serão armazenados, em nuvem ou no servidor da empresa, porque essa informação será importante quando a LGPD entrar em vigor.

Após a aquisição da tecnologia, começa, de fato, o processo de admissão online, que tem os seguintes passos:

Envio da documentação

A área de gestão de pessoas deve previamente enviar para o sistema toda a documentação necessária para o cargo contratado. O profissional recém-admitido receberá, então, uma mensagem para preencher a “papelada” de forma digital e intuitiva. O colaborador precisará encaminhar virtualmente todas as informações solicitadas, seguindo o passo a passo indicado pela ferramenta. Em geral, as ferramentas solicitam que o candidato tire fotos, via celular, dos documentos.

Informações centralizadas

Após o envio das informações do profissional, uma ferramenta de admissão faz a conferência e a validação de todas as informações fornecidas pelo futuro colaborador.
A área de gestão de pessoas reunirá em seu banco de dados digital, de maneira centralizada, todos os detalhes daquele profissional. Como é feito de forma digital, é possível restringir o acesso apenas a pessoas autorizadas.

Integração das informações

Na sequência, logo após a aprovação das informações, elas serão encaminhadas ao Departamento Pessoal, ou à área administrativa do RH, para inclusão desses dados que serão, posteriormente, necessários para outras operações, como pagamento salarial e INSS.

Isso é feito por meio do mesmo sistema e com apenas alguns cliques. Por isso, toda e qualquer informação do profissional pode ser encaminhada com facilidade e rapidez.

Onboarding

A última etapa é o processo de integração do novo colaborador. Por meio da tecnologia de admissão virtual, é possível iniciar o onboarding antes mesmo que ele inicie sua jornada profissional na organização. Aqui, vale a criatividade do time de Talent Acquisition da organização.

O onboarding pode ser feito por mensagens de boas-vindas de outros funcionários ou de informações ou vídeos sobre a empresa e sua cultura. Isso mantém a proximidade e produz uma boa comunicação com o novo contratado.

Vantagens da admissão online

Contar com o apoio de uma boa ferramenta digital traz vantagens tanto para os profissionais recém-contratados quanto para o RH.

Para o funcionário, a entrega de documentos online torna a admissão mais rápida e intuitiva. Ele não terá a decepção de, no primeiro dia de trabalho, ter parte de sua jornada ocupada com burocracias processuais.

Por sua vez, a empresa ganha também em agilidade e produtividade, o que liberará profissionais de RH para tarefas mais estratégicas. Além disso, o acesso às informações ficará mais fácil e seguro, ajudando a reduzir o risco de perda de arquivos. Veja outras vantagens da admissão digital:

Redução de custos

A admissão online aumenta a produtividade e a lucratividade, permitindo a realização de um grande volume de tarefas em um curto período. Além disso, sobre mais recursos e tempo para o RH se dedicar a ajudar a empresa estrategicamente a atingir seus resultados.

Maior segurança da informação

Outra vantagem da admissão online é manter os dados dos funcionários seguros e evitar riscos de vazamento, pois apenas pessoas autorizadas podem acessá-los. Além do mais, os líderes têm controle sobre as ações realizadas no sistema, podendo identificar as movimentações que cada usuário realizou. Isso assegura a confidencialidade das informações, diminui o risco de vazamento dos dados e proporciona uma política de segurança da informação mais eficiente.

Sustentabilidade

A aquisição da tecnologia também ajudará a empresa a estabelecer padrões de sustentabilidade e responsabilidade social.

Imagine quantas folhas de sulfite serão eliminadas no processo de admissão virtual? Se levarmos em conta que, em média, cada novo colaborador gasta dez folhas nesse processo, pense na economia em papel após um ano de implantação do sistema.

Quer saber mais sobre outros processos digitais de RH? Confira, então, artigo sobre como conduzir um onboarding digital.